Space management med sensorer frigav 650 kvm – og det batter på bundlinjen

Space management med sensorer frigav 650 kvm – og det batter på bundlinjen

Chef for FM hos Dansk Industri Jimmy Holk har været på en lang rejse med indretningen af arbejdspladsen. Måling af skriveborde og mødelokaler med sensorer har givet dokumentationen til at skære mange kvadratmeter. Et tiltag, der indbringer knap 2 millioner kroner om året.

I dag har de free seating og clean desk policy – og pladsen er skåret til med et markant overskud til følge. Men sådan har det ikke altid været.

Da Jimmy Holk blev chef for Facility Management i Dansk Industri i 2019, overtog han driftsansvaret for en organisation på Rådhuspladsen i et hus med seks etager – hjemsted for 1000 ansatte, 11 branchefællesskaber og mere end 100 foreninger. Han overtog også en arbejdsplads, der havde faste pladser – og faste vaner.

‘Det var lidt tungt. En ny medarbejder betød nyt fast bord med navn på, og det skulle stå det rigtige sted. Vi havde allerede 814 faste pladser, så det blev en slags Tetris-spil hver gang,’ siger Jimmy Holk med et skævt smil.

Så kom Corona og krav om, at kun et vist antal mennesker måtte være i bygningen.

‘Dansk Industri er et eksponeret hus, så vi måtte gøre det ordentligt, hvis vi skulle tilbage på job,’ fortæller han.

For at få overblik over, hvor mange der kom i huset, trak FM derfor i første omgang data via alles adgangskort. Det blev en øjenåbner.

‘Vi havde mindst 240 tomme pladser hver dag,’ siger Jimmy Holk.

Fra faste pladser til fremtidens arbejdsplads

Dataene fra adgangskortene gjorde, at FM havde overblikket til at kunne tage imod 150 medarbejdere, da en fusion bragte Dansk Byggeri ind i huset. Herefter tog det fart.

’Jeg sagde til vores direktør: Vi har proppet alt for mange borde ind. Og så begyndte vi at tale om fremtidens arbejdsplads. Om teams-møder og aktivitetsbaseret indretning,’ fortæller Jimmy Holk, der havde ét ubetinget krav til sin chef:

’Vi skulle overgå til 100% free seating.’

Et pilotprojekt med HR understregede, at kravet gav mening, og efter en større analyse med EY overgik et forandret Dansk Industri i foråret 2023 til free seating.

Ubrugt plads og dyr drift – byttet til massive besparelser og ESG

Det stod dog klart for Holk, at der fortsat var spildplads.

’Jeg ville videre med det og have data på alle borde og i alle mødelokaler,’ slår han fast.

Valget faldt på IoT Fabrikken, der i løbet af kort tid satte bittesmå bordsensorer på alle skriveborde og tilstedeværelses-sensorer i alle mødelokaler. Ifølge Jimmy Holk, fordi virksomheden var ’bedst på pris og havde mikro-sensorer, der er mindre synlige end andre sensorer.’ Derudover var det vigtigt for ham, at softwaren var nem og sikkerheden i orden. Og så lovede IoT Fabrikken at være åbne, hvis Jimmy Holk havde input til ændringer i softwaren.

’Det sidste var jeg spændt på, om de ville levere på. Men det har de gjort,’ siger Facility Manageren.

Efter nogle måneder viste softwaren, hvad Jimmy Holk allerede mistænkte: At 650 kvm kunne tages ud af DI’s egen pulje og lejes ud. Et tiltag, der batter.

’Vi sparer 770 kroner per kvadratmeter, og vi har samtidig en lejeindtægt på 2200 kroner per kvadratmeter. Så kan du selv regne,’ siger han venligt.

Og lægger man tallene sammen, så giver det knap 2 millioner kroner om året i sparede driftsomkostninger og indkommende lejeindtægter. Direkte ned på bundlinjen. Samtidig har huset fået plads til en lækker camp med bordfodbold, nye loungeområder og zoner til forskellige projekter.

’Det betyder også noget for ESG’en. Der er en bygherre, der ikke skal bygge de kvadratmeter et andet sted, når vi deles om pladsen,’ siger Jimmy Holk.

Store ændringer kræver dokumentation – ikke ’synsninger’

Spørger man Jimmy Holk, om han var overrasket over, hvor meget plads der kunne undværes, er svaret nej.

Hvorfor så overhovedet investere i IoT-sensorer og software?
’Der er to grunde: Jeg kan ikke operere ud fra alles ’synsninger’ og følelser. Og så er jeg i et politisk hus, hvor du ikke laver så store ændringer uden at have dine argumenter og dermed også din dokumentation i orden. Det får jeg med IoT-løsningen.’

Dokumentation er ikke kun vigtig over for topledelsen. Indimellem kommer medarbejdere til FM, og siger de mangler borde eller vil have flyttet om.

’Så kigger vi på data, og justerer, hvis det giver mening,’ fortæller Jimmy Holk og understreger, at han har en god dialog med HR og medarbejderne, som har taget godt imod det nye.

Arbejdet er heller ikke slut. Måling på brug af pladsen fortsætter.

’Med data i hånden, ved jeg, om vi har plads til flere medarbejdere, om vi kan leje ud og måske også kigge på kontoret i Jylland. Dansk Industri er et hus, der hele tiden forandrer sig,’ slår Facility Manageren fast.