Faglig viden

FM systemer i Danmark

FM systemer i Danmark

Vi har en tendens til at betragte FM systemer som det der kan redde os. Når vi har det implementeret, så har vi styr på det. Men ligesom alt andet IT, så er det ikke bare at ”sætte stikket i” og så er du flyvende. Markedet for FM systemer er stort, og det kan være svært at navigere i hvilken løsning og hvilken leverandør man skal vælge.

Der er ingen tvivl om at digitalisering er en betingelse for udviklingen af vores organisationer, og i kraft af IKT bekendtgørelsen, er der sat krav til den digitale aflevering af bygningen til driftsherren. Men på trods af det, har vi stadig huller i brugen af integrerede IT-løsninger i driften. Set fra driftsherrens synspunkt, er markedet enormt og det er et ressourcekrævende projekt, at udvælge og ikke mindst, at implementere FM systemet.

Systemtyper – CAFM, CMMS eller IWMS?

Globalt findes der flere hundrede systemer, der defineres som IT-løsninger til FM. Flere af disse benytter sig af nogle forkortelser, der kan indikere systemernes styrker og svagheder. Nedenfor forklarer vi, hvad der gemmer sig bag en række af begreberne. Det er vigtigt at understrege, at begreberne ikke er deciderede standarder, men de indikerer, hvor leverandørerne mener styrkerne i deres system ligger. Mange systemer er modulbaserede, og derfor vil det være muligt at kategorisere dem i flere af de nedenstående kategorier. Derudover kan systemtyperne tjene som indikatorer for, hvilke overordnede behov ens system skal møde.

Ticket Management

Et ticket management-system vil oftest være at finde i en kundeserviceafdeling eller en IT-support funktion. Der er ofte tale om simple systemer, hvis fokusområde vil være at besvare og løse henvendelser indsendt via mails. I FM-regi er det muligt at finde disse systemer og processer i intern service samt i eventuelle snitflader i forbindelse med processer, der involverer HR og IT. I næsten alle de øvrige systemtyper vil du kunne finde funktionaliteter fra ticket management-systemer.

CMMS (Computerised Maintenance Management System)

Denne type systemer vil være fokuseret på vedligeholdelsesarbejde og har især en styrke, når det kommer til planlagt vedligehold. CMMS-systemer tilbyder ofte en lang række af vedligeholdelsesworkflows, der inkluderer planlægning, dokumentation og anlægsregistrering. Kernen i systemet vil ofte være en datamodel, der indeholder assets, lokationer og evt. ressourcestyring.

CAFM (Computer Aided Facilities Management)

Denne type systemer kan ses som udvikling af CMMS og vil typisk kunne håndtere planlagt og reaktivt vedligeholdelse samt en række øvrige funktioner såsom lokalestyring, ressourcestyring og mange flere. Kernen i et CAFM-system vil ofte være sammenlignelig med CMMS-systemer, men der kan være begrænsninger ift. fleksibiliteten og dybden af systemet.

IWMS (Integrated Workplace Management System)

IWMS systemer er ofte de mest komplekse systemer, der i princippet indeholder alle funktionaliteter fra CMMS, CAFM men også moduler inden for økonomistyring, porteføljeforvaltning, space management og surveys. Nogle af de største leverandører definerer deres systemer som ERP-løsninger, hvilket understreger den høje kompleksitet, der kendetegner IWMS-systemer.

FM systemer

Hvad er temperaturen i din organisation?
Få større indsigt
I 2016 igangsatte DFM og Basico et fælles projekt med digitalisering som fokusområde.
Årsag: Til trods for det store fokus på digitalisering er der relativt få succeshistorier.
DFM og Basico har derfor arbejdet på at skabe et overblik, som FM Danmark i fremtiden kan søge inspiration i, hvilket har udmøntet sig i 4 rapporter ”FM-systemer i Danmark – et overblik vol. 1, 2, 3 og 4”. Rapporterne, har pustet nyt liv i digitaliseringen rundt om i FM Danmark.
Vil du vide mere?
Vores artikel arkiv indeholder en lang række artikler om FM systemer og digitaliseringen af FM
FM systemer i Danmark vol. 1
Det signifikante resultat fra 2016-undersøgelsen er, at der eksisterer et behov for at italesætte implementeringsprocessen af FM-systemer samt de udfordringer, som FM-organisationen kan støde på, når der skal implementeres et IT-system. Det er DFM netværks og Basicos klare holdning, at det er sundt for branchen at blive udfordret på holdningen til at lede efter det perfekte system uden først at have fokus på de konkrete behov. Rapporten indeholder: en oversigt over systemtyper, 6 gode råd fra leverandørerne, overordnede konklusioner samt en systemoversigt.
FM systemer i Danmark vol. 2
Her retter vi fokus mod implementeringsprocessen. At implementere et FM-system er en stor opgave for en organisation. Derudover kan det nemt blive uoverskueligt og komplekst. For når leverandøren er valgt, går arbejdet med implementeringen i gang, og det er her, den svære del af opgaven opstår. Denne opdaterede rapport indeholder 3 cases der hver især, beskriver implementeringsprocessen fra deres synspunkt.

FM systemer i Danmark vol. 3
I den 3. rapport i rækken kigger vi bl.a. på hvordan man kan strukturere indsamling af data og hvordan man kan arbejde med de organisatoriske udfordringer, som følger i kølvandet på at man ændrer på processer og arbejdsgange. Denne rapport består af fire cases, hvor skribenterne giver deres bud på henholdsvis opstart af digitaliseringsprojekt, identificering af forretningskritiske informationer, best practice for implementering af FM-systemer samt koblingen mellem FM-system og økonomisystem.

Download rapporten her

FM systemer i Danmark vol. 4
I den 4. rapport får du du vores Digitaliseringsudvalgs erfaringsliste, som består af seks punkter, der sikrer, at du får købt det rette system og skabt værdi med det.

Download rapporten her

Inspiration til digitaliseringsstrategi
I FM-digitaliseringsstrategier er der 4 oftest oversete strategiske elementer, som har relativ stor indflydelse på implementeringen af digitaliseringsstrategien og dennes effekt. Formanden for vores digitaliseringsudvalg Kim Jacobsen kommer her med inspiration til hvordan du kan arbejde med dem.

Download rapporten her

Få overblik over hvad de forskellige systemer kan

Leverandørerne har hjulpet os med at give et overblik over hvad de forskellige systemer kan. Vi har samlet det hele i 1 ark, så du kan danne dig et overblik.

Download arket her

Vil du vide mere?
Vores artikel arkiv indeholder en lang række artikler om FM systemer og digitaliseringen af FM