Skip to main content

Efter omfattende udbudsrunde: Rambøll har indgået kontrakter om kontor- og kantinedrift med skrappe krav til bl.a. bæredygtighed, brugeroplevelser og innovation

Helene Byskov Christiansen, Head of Indirect Procurement, Rambøll
Johnny Jacobsen, Direktør, Head of Global FM & Real Estate, Rambøll
Tomas Wigandt Hansen, Senior FM & RE manager Danmark, Rambøll
Carsten Jeppesen, Direktør, Fønix FM
December 2022

Hos Rambøll bliver FM services til vores kontorer og kantiner leveret af outsourcing partnere. Det er Rambølls foretrukne model – som vi med tilfredshed har kørt siden 2012 i Danmark – og siden 2017 også i de nordiske lande og UK. I år har Rambøll gennemført et større udbud af serviceydelser, som med start i september leveres til ca. 12.000 medarbejdere på 90 af vores kontorer i Danmark, Norge, Sverige, Finland, UK, Tyskland og Indien. 

Hvem er Rambøll 

Rambøll opererer i dag på tværs af 35 lande, hvor vi leverer rådgivning baseret på lokal indsigt, erfaring og en global vidensbase og hvor vi sammen med vores kunder skaber bæredygtige samfund og positive forandringer under mottoet: Bright ideas. Sustainable change – og gennem Rambølls strategi 2022-2025 ”The partner for sustainable change”. 

Hos Rambøll er supportfunktionen Global FM & Real Estate ansvarlig for drift af Rambølls kontorportefølje og håndterer opgaver relateret til workplace management, bygningsdrift, kontorservice, catering, rengøring, flådestyring, CO2-rapportering, reception og bygningssikkerhed. 

Rambølls egne klimamål er godkendt under Science Based Targets Initiative. Det indebærer at Rambølls 2030-mål om at reducere udledningen af drivhusgasser (scope 1, 2 og 3) er på linje med de reduktioner, der er nødvendige for at opfylde Paris-aftalen. 

ramboll-bygning

”Rambølls forretningsstrategi for 2022-2025 går ”all in” på bæredygtighed. Rambøll ønsker at være kundernes ”Partner for Sustainable Change”. Det er derfor vigtigt for Rambøll FM&RE, at daglig drift og levering af FM services aktivt understøtter Rambølls bæredygtighedsmål. Vi kalder det ”walk the talk”.

Foruden driftsopgaverne, arbejder vi i Global FM&RE med løbende udvikling og optimering af servicen – og ikke mindst med tilpasning af vores kontorer under hensyntagen til forretningens skiftende behov. I de seneste fem år er bæredygtighed blevet en stadig vigtigere del af Rambølls profil, og de nye aftaler understøtter i endnu højere grad Rambølls overordnede strategi på dette område, i de kommende år. 

Processen

I tæt samarbejde med Rambølls globale indkøbsfunktion Global Procurement samt repræsentanter fra ledelsen og andre supportfunktioner udviklede Rambøll i sidste del af 2021 et udbudsmateriale med henblik på at markedsteste FM services til levering i årene fra 2022-2027. 

Udbudsmaterialet blev formuleret på basis af de erfaringer, vi har opsamlet gennem flere generationer af outsourcing og med henblik på at indgå outcome-baserede kontrakter med vores leverandører. 

Rambølls forretningsstrategi for 2022-2025 går ”all in” på bæredygtighed, og det var vigtigt for os at sikre, at drift og levering af FM services aktivt understøtter Rambølls strategi og viser, at vi tager bæredygtighed alvorligt. 

I udbudsmaterialet lagde vi derfor betydelig vægt på metoder og ydelser, som påvirker og fremmer bæredygtighed, gode brugeroplevelser og innovation – og under vurderinger af tilbud blev disse forhold vægtet i lige så høj grad som pris. 

Dette fokus er udmøntet i en omfattende række af KPI’er i kontrakten, som vores leverandører bliver målt på, og som sikrer, at vi kan opfylde vores målsætninger i relation til bæredygtig drift (herunder SBTi målsætninger) samt brugeroplevelser og innovation.

ramboll-fm-udbud

Som eksempel måles og rapporteres der på forbrug af kød og grønt i kantinerne, med henblik på at reducere forbrug af kød til fordel for grønt med 16% fra år 2022 og inden udgangen af 2025. 

Der rapporteres også på madspild, elforbrug, CO2 emissioner og vandforbrug med henblik på, at Rambølls kantiner skal være blandt de mest bæredygtige i Danmark. 

For alle leverede services – herunder for kantiner – gennemfører Rambøll hvert år flere brugerundersøgelser for at sikre gode brugeroplevelser, høj kvalitet og god økonomi i den løbende drift. Leverandørerne bliver målt på brugertilfredshedsheden samt på deres evne til at drifte på en effektiv måde. 

Udvælgelse af leverandører 

En række lokale og regionale leverandører blev udvalgt til at deltage i processen, med henblik på at afgive bud på enkelte lande eller, om ønsket og muligt, på tværs af flere lande. 

Udvælgelsen af leverandører til deltagelse i udbuddet blev foretaget af vores Facility Managers i de enkelte lande i samarbejde med det centrale projektteam, som bestod af to repræsentanter fra FM og en repræsentant fra Global Procurement og var baseret på en indledende markedsdialog med potentielle leverandører, der blev grundigt vurderet og udvalgt i forhold til deres kompetencer i de enkelte lande eller regioner. 

Indledningsvis var det ikke besluttet om den bedste løsning for Rambøll ville være én større regional leverandør eller en kombination af flere lokale leverandører. 

Scanmarket-ramboll

Udbudsmaterialet var struktureret i forhold til Rambølls evalueringskriterier: ”Price, Sustainability, Innovation og Convenience” og via platformen ”Scanmarket” blev det frigivet til de udvalgte leverandører med en frist på 12 uger til afgivelse af bud. 

Vi bad om tilbud på service i relation til rengøring, vinduespolering, bygningsvedligehold, kantinedrift, sikkerhed, affaldshåndtering, udvendigt vedligehold og reception. 

Gennem processen var det muligt for leverandørerne at stille spørgsmål via Scanmarket. 

Svarene på disse blev frigivet til alle leverandører løbende. Flere spørgsmål affødte præciseringer i udbudsmaterialet, der også blev opdateret og udsendt via Scanmarket senest 14 dage før udløb af frist for aflevering af tilbud. 

Således tilstræbte Rambøll gennem hele forløbet, at der blev skabt et ensartet grundlag for leverandørerne at afgive tilbud på. 

Evaluering af indkomne tilbud 

Rambøll modtog et omfattende materiale med bud og bilag fra de bydende, og en grundig evaluering blev udført. Udvalgte eksperter fra Rambøll bidrog på områderne ”Sustainability og Innovation”, mens Facility Managers og medlemmer af projektteamet forholdt sig til alt modtaget materiale.

Leverandørerne blev i processen inviteret til at give en præsentation af deres tilbud til projektgruppen, FM managers og de involverede eksperter. Forud for præsentationerne, der foregik på Teams, havde Rambøll fremsendt en række spørgsmål og en agenda for præsentationsmøderne.

Under møderne kunne Rambøll stille spørgsmål til de afgivne tilbud – ligesom leverandørerne også stillede afklarende spørgsmål til Rambøll. Samtlige spørgsmål til eller fra leverandørerne blev efter mødet skriftligt besvaret, og spørgsmål såvel som svar, blev delt med alle de bydende for at sikre fuld transparens.

Efter afholdelse af møder med alle leverandører blev hver leverandør vurderet i forhold til Rambølls evalueringskriterier og en nøje afstemt vægtningsmodel blev benyttet.

Baseret på scoren, som blev til med input fra Rambølls eksperter, Facility Managers og projektgruppen, blev et reduceret leverandørfelt udvalgt til endnu en tilbudsrunde. Formålet med denne ”ekstra” runde var at få skabt et grundlag for endelig udvælgelse af leverandører til en eller flere lande.

Figur-ramboll

I denne runde fik leverandørerne mulighed for at skærpe deres løsningsbeskrivelser og modtage feedback på deres prissætning. 

Herefter fik hver af de bydende 14 dage til at udarbejde og aflevere deres endelige tilbudsmateriale, som blev vurderet i henhold til evalueringskriterierne. 

I evalueringsfasen foretog vi også en vurdering af, hvilket mix af leverandører på tværs af lande, der ville give Rambøll den bedste løsning. 

Forhandling med leverandører 

Baseret på Rambølls valg blev leverandører inviteret til endelige afklarings- og forhandlingsmøder. 

Over nogle uger blev der afholdt forhandlingsmøder, og endelig blev der skrevet kontrakter for FM-tjenester og i visse lande kantinedrift med følgende leverandører: 

  • ISS – FM services i Danmark og herunder ISS Guckenheimer på kantinedrift i Esbjerg, Aarhus og Ørestaden
  • L&T – FM services i Finland 
  • ISS – FM services i Norge, Sverige og Indien 
  • Wates – FM services i UK 
  • GRG – FM services på udvalgte kontorer fem steder i Tyskland

Kontrakternes samlede honorar er på godt en halv milliard kroner og de løber typisk over fem år med mulighed for forlængelse. 

De nye aftaler blev underskrevet af forretningsledelsen i de respektive lande og på koncernniveau i juni 2022 og gik i drift den 1. september 2022. 

Rambøll er nu – sammen med vores leverandører – i fuld gang med at drifte vores kontorer og kantiner på en markant mere bæredygtig og innovativ måde end tidligere. En måde som understøtter Rambølls fokus på bæredygtighed. 

om-ramboll-artikel-dfm