Ved indretning af arbejdspladser er det vigtigt at afklare de specifikke behov, som virksomhedens arbejdsprocesser og medarbejdere stiller og hvilke ændringer som f.eks. ny teknologi kan forventes at medføre. Dette kan gøres ved undersøgelser, der afdækker virksomhedens faktuelle situation med hensyn til samarbejdsformer, tilstedeværelse og anvendelse af forskellige typer af arbejdspladser og faciliteter. Dette bør i størst muligt omfang baseres på data, da der ofte er en diskrepans mellem det opfattede behov og det faktiske behov. Det vil ofte indebære, at der er behov for varierede arbejdsområder med mulighed for fordybelse, individuelt arbejde med uformel kontakt til kollegaer, samarbejde i projektgrupper, møder af varierende karakter og afslapning.
Med videns arbejdets udbredelse har møder fået en stigende betydning og mere varierede former, bl.a. med stærkt øget brug af helt eller delvist virtuelle møder med nogle deltagere placeret andre steder. Der kan derfor være et behov for en dybtgående afdækning af behovet for de forskellige mødetyper, som virksomheden har og forventes at få. Der er en tendens til at møder ikke længere alene tjener til informationsudveksling, planlægning og beslutningstagen men i stigende grad får karakter af produktive aktiviteter, hvor man i løbet af et møde sammen med virtuelt deltagende specialister og med anvendelse af avanceret IT, AV-udstyr virtuelle konferencefaciliteter samt adgang til realtids information udarbejder et konkret koncept eller produkt – produktive møder.
Indretningen skal omfatte hensigtsmæssigt inventar, der er ergonomisk udformet og tilpasset de forskellige arbejdsområder. Hvis arbejdspladser skal kunne anvendes af forskellige medarbejdere, så bør arbejdsborde let kunne reguleres i højden og stole skal også kunne indstilles til den enkelte medarbejders præferencer. Desuden skal arbejdspladser forsynes med IT-udstyr tilpasset de forskellige funktioner, og mødeområder skal forsynes med AV-udstyr og afhængigt at type også med virtuelle konferencefaciliteter. I de enkelte arbejdsområder skal fælles teknisk udstyr som print- og kopimaskiner samt kaffe- og te-faciliteter placeres, så gangafstande er acceptable og gerne med en placering og udformning, der fremmer uformelle og tilfældige kontakter og møder.
Det er også vigtigt at indretningen er æstetisk attraktiv, og at der skabes en god workplace experience, der er i overensstemmelse med og understøtter virksomhedens værdier og kultur. Der har været forskning i betydningen af farver i arbejds- og møderum, men der er ikke éntydig evidens for betydningen. Til gengæld er der klar dokumentation for at indretning med planter – såkaldt ’biophilic design’ – har en positiv betydning for inde-miljøet i arbejdsområder.
