Fleksibilitet ved Services

Fleksibilitet ved Services

Ved Services er fleksibilitet vigtig i forhold til at kunne tilpasse leverancen af service, når behovet ændrer sig, f.eks. at kunne opsige eller tilpasse en kontraktuel aftale med en leverandør, og på den måde undgå udgifter til en service der ligger udover behovet. Fleksibilitet i services er også at kunne tilbyde forskellige serviceniveauer i forskellige zoner, eller ’on demand’. Yderligere er fleksibilitet vigtig i forhold til at understøtte at arbejde i stigende grad foretages hvor som helst og når som helst og på den måde at øge produktivitet og trivsel. Fleksibilitet i services er også at den samme service funktion kan varetage flere services, f.eks. reception kan varetage mødeforplejning, grafisk service, medarbejdetilbud som rense tøj, samkørselsordninger eller lignende. Eller at rengøringspersonelt skifter lyskilder, deler post ud og efterser at flugtveje er holdt frie.

I forbindelse med corona udbruddet i Danmark i 2020 blev fleksibilitet i Services et særlig vigtigt fokusområde for FM. I løbet af ganske kort tid lukkede den danske regering store dele af samfundet, herunder uddannelsesinstitutioner og arbejdspladser. Det betød at arealer lå øde hen og overflødiggjorde en række services. Samtidig medførste? smittefaren at koncepter for f.eks. catering og rengøring skulle ændres de steder, hvor der stadig var medarbejdere på arbejde.  Her havde fleksibilitet i services en ekstrem høj værdi, og mange steder blev der lagt mange kræfter i straks at øge fleksibilitetsgraden.

Ligesom for Teknisk drift kan der opnås økonomisk fleksibilitet ved Services i forhold til eksterne serviceleverandører ved korte opsigelses- og ændringsvarsler, men også her begrænser det mulighederne for at opbygge tillidsbaserede relationer med partnerskab.

Servicemæssig fleksibilitet ved Services kan ligeledes som ved Teknisk drift både have relation til egne medarbejdere og eksterne leverandører samt desuden i forhold til omfang og kvalitet af de leverede serviceprodukter.

For egne medarbejdere kan der også her opnås fleksibilitet ved at arbejde med multiskilling og -tasking, have vagtordninger med tilkaldevagt og ansættelse af vikarer.

For eksterne leverandører kan der ligeledes opnås fleksibilitet ved at at have kontrakter og Service Level Agreements (SLA) med skalerbarhed samt krav om korte responstider.

For serviceprodukter kan der opnås opnås fleksibilitet ved at omfanget af service leveres i forhold til efterspørgslen, f.eks. ved måling af antal medarbejdere på arbejde i forhold til kantiner og anvendelsen af toiletrum i forhold til rengøring. I forhold til kvalitet kan der skabes fleksibilitet ved at udbyde et sortiment af serviceprodukter, f.eks. i kantiner med et udvalg af madvarer som varieres i forhold til ugedage og årstider.

Værditræ for Fleksibilitet ved “Services”

Interessenter og kommunikation ved “Services”

Eksterne interessenter: Kunder, leverandører, konsulenter

Interne interessenter: Ledere, øvrige støttefunktioner, Økonomifunktion, Indkøbsfunktion og medarbejdere.

Kommunikation vedr. fleksibilitet og services rettes primært mod ledere og medarbejdere.

KPI’er for Fleksibilitet ved Services

Tilbage til Værdiguide til FM

Links og referencer

Bygningers fleksibilitet:

Jensen, Per Anker: Håndbog i Facilities Management. DFM-netværk, 2011.

Rob Geraedts, Nils O.E. Olsson and Geir Karsten Hansen (2017): Adaptability. Chapter 10 in: Per Anker Jensen and Theo van der Voordt. (eds.): Facilities Management and Corporate Real Estate Management as Value Drivers: How to Manage and Measure Adding Value. Routledge, Oxfordshire, UK.

https://www.routledge.com/Facilities-Management-and-Corporate-Real-Estate-Management-as-Value-Drivers/Anker-Jensen-van-der-Voordt/p/book/9781138907188

Indretning af kontorarbejdspladser:

Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree: Planning Office Spaces – a practical guide for managers and designers. Laurence King Publisher. 2010.

Juriaan van Meel: Workplaces Today. ICOP and Centre for Facilities Management – Realdania Research, Technical University of Denmark, 2015. http://www.cfm.dtu.dk/

Kloge kvadratmetre:

Gitte Andersen og Christine Antorino: Kloge kvadratmeter – Skjulte ressourcer til bedre læringsmiljøer. Praxis, 2017.

Preben Gramstrup: Aktive Bygninger: Klogere anvendelse af kvadratmeter understøttet af data om brugeraktivitet – Test af forskellige teknologier til indsamling af anvendelses- og aktivitetsdata i kommunale bygninger. Udarbejdet af fm.3.dk for KL, Kommunernes Landsforening, 2020. Rapporten kan downloades via KL’s hjemmeside eller fm.3.dk.

Shared Space:

Rikke Brinkø Berg: Sådan deler vi lokaler. Kap. 5 i:  Per Anker Jensen (red.): CFM forskning gennem 10 år: De vigtigste modeller, metoder og værktøjer. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, og Polyteknisk Forlag, 2018. http://www.cfm.dtu.dk/

Rikke Brinkø: Guide til shared space i kommuner. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, 2016. http://www.cfm.dtu.dk/forskningsprojekter/afsluttede-projekter/sharing-space-in-the-knowledge-city.

Forfatterne

Helle-Lohmann-Rasmussen-Sekretariatet-i-Dansk-Facilities-Management
Viden- og udviklingschef, DFM

Helle Lohmann Rasmussen

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service.

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service. Hun har en Master i Ledelse af Byggeri fra DTU Management fra 2015, og har for nyligt afsluttet et tre-årigt Ph.d. studie ligeledes på DTU Management, ved Center for Facilities Management. Hendes forskning fokuserer på videndeling mellem FM og byggeri og har i den forbindelse skrevet en række både videnskabelige og mere populære artikler. I DFM arbejder Helle blandt andet med udviklingsprojekter, udvalg og netværk.
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park

Lars Birch

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service.

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service. Lars har mere end 30 års erfaring inden for området og har primært været aktiv på porteføljeejer og udlejer siden bla hos Post Nord, Dako og FLS. Endvidere har Lars arbejdet som bygherrerådgiver samt serviceleverandør. Lars har stor erfaring i at arbejde strategisk og taktisk med RE og FM, specielt med henblik på tilpasning af faciliteter og services til den enkelte virksomheds behov.
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM

Per Anker Jensen

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management.

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management. I perioden 2008 til 2019 var han leder af Center for Facilities Management – Realdania Forskning (cfm.dtu.dk). I 2020 blev han professor emeritus ved DTU Management Engineering.

Per er forfatter af et stort antal bøger, videnskabelige papers og faglige artikler, bl.a. i FM Update. Han er forfatter af ”Håndbog i Facilities Management”, der blev udgivet af DFM i første udgave i 2001, og som i 2021 er udgivet i 4. udvidede udgave. Per blev i 2020 æresmedlem af DFM.