Facility Management er blevet strategisk for Topsoe

Af Anders Kampmann

For en multinational virksomhed som Topsoe er Facility Management en vigtig disciplin, men samtidig også et område, der kan have svært ved at få ledelsen med sig. Det kræver klar kommunikation fra FM-afdelingen.

Topledelsens manglende fokus på ejendomsporteføljens tilstand og vedligehold kan have alvorlige konsekvenser for en virksomheds driftssikkerhed og økonomi, så hvorfor bliver denne risiko mere eller mindre ignoreret? Og hvis ledelsen mangler viden om, hvor afgørende løbende vedligehold er for virksomhedens succes, er det så Facility Management-afdelingen, der ikke har formået at skabe den opmærksomhed, området fortjener?

De spørgsmål – og flere andre – vil René Jacobsen, der er Director for Global Facility Management i Topsoe, søge at besvare, når han 8. maj holder oplæg på Dansk Facilities Managements Årskonference 2025 på Clarion Hotel ved Københavns Lufthavn i Kastrup.

Siden ingeniør Haldor Topsøe grundlagde sin virksomhed i 1940, er Topsoe vokset til over 2.800 medarbejdere i hele verden, der blandt andet leverer teknologi og løsninger til omstillingen af den globale energisektor i en mere klimavenlig retning.

René Jacobsen har været i selskabet små to år og brugt det meste af sin tid på at være med til at opbygge en global FM-organisation op ud fra et ønske fra ledelsens side om at få synergier til at fungere på tværs af de forskellige lande, hvor Topsoe er til stede.

»Vi er i en positiv vækst, som gør, at vi hele tiden skal tænke på vores ejendomsportefølje og hvordan vi løbende kan servicere forretningen. Så min rolle er at se på Topsoes globale behov, og hvordan vi kan understøtte forretningens vækst i de forskellige regioner rundt om i verden,« forklarer han.

De behov varierer meget mellem landende, påpeger René Jacobsen videre. Som eksempel nævner han Indien, hvor man sidste år flyttede en lokation i Chennai til en ny lokation, der er LEED Guld-certificeret. Tilsvarende er et kontor i Delhi blevet flyttet til en LEED Platin-certificeret lokation og samlet på én etage i stedet for flere.

»Når man har et lejemål, hvor er man er på forskellige etager, er det ikke særlig effektivt, for typisk skal man også medregne reposer, trapper og så videre med. Så bare ved at have én etage har vi formået at reducere antallet af kvadratmeter med 20 procent og faktisk have den samme plads,« siger han.

FM får forretningen til at hænge sammen

René Jacobsens FM-kollega i Topsoe, Property Manager Allan Rask Walbum, er maskinmester med en del år på havet bag sig, inden han gik i land og begyndte at arbejde med FM i større bygninger. Det fangede ham hurtigt og blev en decideret karrierevej, da han kom til Topsoe i efteråret 2019.

»Dengang så FM noget anderledes ud, vi var en afdeling, hvor mine kollegaer og jeg havde forskellige ansvarsområder, og vi havde nogle eksterne leverandører, der løste de fleste opgaver for os. Efter René kom til, har det taget en drejning, virksomheden vokser både i Danmark og globalt, så FM har et andet fokus i dag end tidligere,« fortæller han.

Når René Jacobsen selv skal definere FM’s rolle i Topsoe i dag, kalder han sin organisation for ’limen, der sørger for, at tingene hænger sammen’. Altså ikke en del af selve kerneforretningen, men derimod det led der gør, at de øvrige ansatte uhindret kan udføre deres arbejde.

»Vi er dem, der sørger for, at der er varme på bygningen, når folk møder ind om morgenen. At kaffemaskinen fungerer, at man kan gå i kantinen. Hvis vores funktion ikke fungerer, så fungerer Topsoe ikke som virksomhed; så går vi i stå,« siger han.

Med René Jacobsens ankomst til Topsoe begyndte man at konsolidere FM i ét ansvarsområde, hvilket i sig selv gør en vigtig forskel, understreger han. Samtidig er man begyndt at se ejendomsporteføljen igennem for at se, hvilke bygninger man egentlig har, og hvilken stand de er i.

»Hvor vigtige er de for Topsoe, hvor vigtigt er det, at bygningen fungerer, og der er en høj grad af oppetid, altså at bygningen er funktionel? Hvad betyder det for Topsoe, hvis den her bygning er nede en uge, to-tre-fire uger, kan vi så levere i forhold til vores kunder?« spørger han retorisk.

Ledelse skal have klar besked

I arbejdet med Facility Management er økonomien en vigtig faktor – og en potentiel udfordring, hvis der ikke er midler til alle de tiltag, FM-organisationen har på tegnebrættet. Den problematik er velkendt for René Jacobsen og Allan Rask Walbum, men samtidig et vilkår, man må forholde sig til.

»Hvis vi beder om 100 millioner og får 50, så skal vi finde ud af, hvor vi kan skabe størst værdi med de 50 millioner. Det er blandt andet noget med at fokusere mest på de bygninger, der er vigtigst for Topsoe,« siger René Jacobsen.

Det er selvsagt lettere sagt end gjort. For at kunne tage de rigtige valg, må de FM-ansvarlige ud i virksomheden, snakke med brugerne, se på bygningerne og lave en slags tilstandsrapport, så man kan sætte tal på omkostningerne ved at fastholde de aktuelle funktioner.

»Skal brugen af bygningen fortsætte i ét år? Skal den fortsætte i 10 år? Er der noget, der skal flytte til en anden lokation? Har laboratorierne den beskaffenhed og den standard, vi gerne vil have? Det afhænger af brugen af bygningen og brugernes krav,« siger Allan Rask Walbum.

Hvis der ikke er penge nok i kassen til FM-projekterne, kan en del af skylden imidlertid også ligge hos FM-folkene selv, påpeger René Jacobsen. Måske har man simpelthen ikke været gode nok til at kommunikere sine behov til topledelsen.

»Ledelsen har brug for en samlet oversigt over, hvad det er, man står med. Jeg har været oppe foran vores ledelse og fortælle dem, at over de næste 10 år, der skal jeg bruge et solidt trecifret millionbeløb – og så får man taletid for at sige det, som det er,« siger han.

Midt i væksten er det afgørende at se langt frem og vide, om de nuværende faciliteter er gode nok på sigt, eller om der skal bygges nyt – med den tidsramme, der følger med. I den forbindelse skal FM komme med de gode løsninger, så ledelsen kan tage de rigtige beslutninger.

»Vi skal drage på vores erfaring om, hvad der virker, og hvad der ikke virker, samtidig med at vi skal se ind i fremtiden. Den pakke skal vi så præsentere for ledelsen, så vi kan svare helt klart på, hvad der skal ske, og hvordan ting skal bygges. Det kræver noget arbejde, men det er jo en positiv udvikling,« siger Allan Rask Walbum.

Ikke kun økonomi

Topsoe har bygninger, der daterer sig helt tilbage til 1915, og har løbende bygget nyt, nærmest lige fra starten i 1940 og frem til i dag. Når en bygning så ikke længere er ’fit for purpose’ er første prioritet ikke nedrivning, men derimod salg til andre formål.

»Vi snakker meget om bæredygtighed og at bruge mindre energi i vores bygninger, men med bygninger der er 110 år gamle, kan det ikke betale sig at renovere, det vil blive alt for dyrt. Så vi har brug for at få nogle nutidige, tidssvarende bygninger med et lavt energiforbrug ind i porteføljen,« siger Allan Rask Walbum.

I takt med at bygningerne har udviklet sig og er blevet mere komplekse, er kravene til FM-organisationen også vokset. Hvad der før var det, René Jacobsen kalder en ’viceværtsagtig funktion’, er i dag blevet en strategisk del af forretningen med eget kommunikationsteam og kompetencer til at adressere topledelsen.

»Det er dér, vi kan gøre en forskel; ved i god tid at gøre opmærksom på, at hvis der ikke bliver sat ind på et område, så vil det have indflydelse på produktion, oppetid eller andet. Så det har udviklet meget,« siger han.

Tilsvarende er økonomi heller ikke det eneste parameter, FM måler på. René Jacobsen arbejder således tæt sammen med HR-afdelingen i Topsoe og snakker med dem om både tiltrækning og fastholdelse af medarbejdere, og hvordan de fysiske rammer kan bidrage positivt på den front.

Arbejdsmiljø, både fysisk og mentalt, fylder også en del i det daglige FM-arbejde i Topsoe. I takt med at brugen af eksterne leverandører stiger, er det vigtigt, at disse kan være så selvkørende som muligt, hvilket stiller krav til, at FM har indført dem grundigt i virksomhedens regler om arbejdsmiljø. FM-afdelingen har sin egen HSE-medarbejder, som varetager en stor del af disse opgaver.

Generelt forsøger Topsoe at gøre FM-arbejdet rimelig simpelt ved at stille fire spørgsmål til brugerne af bygningerne. De spørgsmål – og Topsoes strategi i det hele taget – kan du høre mere om på Årskonferencen 2025.