Space Management hos Københavns Ejendomme
Af Jan Johansson, Dansk Facilities Management
Strategiske potentialer ved Space Management
Københavns Kommune er landets største målt på antal indbyggere. Kommunen er samtidig landets største arbejdsplads. Administrative opgaver løses på en række adresser, ligesom borgerrettede tilbud eksisterer forskellige steder i byen. Københavns Ejendomme har derfor i en årrække arbejdet med Space Management og strategiske blik på mere optimal brug af særligt arealerne på de administrative arbejdspladser.
Københavns Ejendomme (KEJD) administrerer Københavns Kommunes ejendomme, som består af mere end 2,6 mio. kvadratmeter. I det er potentialet rigtig stort, når der arbejdes strategisk med arealoptimeringen, især på de administrative arbejdspladser, på tværs af forvaltningerne. Når KEJD samtidig skaber mere fleksible ejendomme, kan de også mere effektivt imødekomme større organisationsændringer, samt nye krav og regulativer hos de enkelte forvaltninger. Samtidig er Københavns Kommune udfordret på frie byggegrunde og har et mål om at være CO2-besparende. Derfor anstrenger man sig for ikke at bygge nyt, men i stedet optimere brugen af kommunes kvadratmeter i de eksisterende ejendomme.
Space Management rummer generelt potentialer for besparelser på økonomien. For KEJD er det også en måde at mindske klimabelastningen gennem frigivet kvadratmeter, samt at indrette bedre og mere attraktive arbejdspladser, som tiltrækker og fastholder gode medarbejdere.
Kontorchef Jacob Sten Jensen forklarer, at KEJD i nogle Space Management-projekter har arbejdet ud fra principperne om at etablere en aktivitetsbaseret indretning. Her skabes en mere fleksibel arbejdsplads med understøttende zoner for opgaveløsningen, f.eks. samarbejdszoner, fleksible mødelokaler, uformelle tjek in-områder mv. Når sådanne projekter er implementeret, har ledere og medarbejdere ikke længere en fast plads. Ved at skabe en mere optimal indretning, frigives typisk arealer svarende til 25-35 % af det oprindelige areal, hvilket også giver mulighed for, at andre kan flytte ind.
Data gør en forskel
Til estimering af potentialer for arealoptimering og indretning, indgår en betydelig dataindsamling til det formål at kunne indrette til de enkelte kontorers behov og funktioner. Der arbejdes både med kvantitative og kvalitative data lige fra optællinger, observationer, interviews med ledere og fokusgrupper, til digitale kilder som f.eks. indgangsdata, mødebookingsdata og sensorer. På det seneste har KEJD arbejdet med at udvikle nye beregningsmetoder, der skal vise dels hvor meget CO2, der spares per effektiviseret kvadratmeter og hvor meget, der opnås ved genbrug af inventar.
Space Management kræver strategisk kommunikation
KEJD er meget opmærksom på, hvordan kommunikationen bruges strategisk. Kommunikationen bruges både til at orientere og til at sikre, at ledere og medarbejdere får ejerskab til rammerne i den nye arbejdsplads. Det er en stor del af den løbende forandringsproces, at KEJD arbejder strategisk med kommunikationen og med en bred vifte af alt fra f.eks. åbne dialogmøder, Q&A, nyhedsmails, intrasider, inspirationsbesøg på andre arbejdspladser, inddragelse af fag- og medarbejdergrupper o.l. Kommunikation er med til at skabe tryghed, gejst og bedre løsninger i den nye kontorarbejdsplads.
Space Management og deleøkonomi
Når KEJD flytter flere forvaltninger ind i samme ejendom, skabes en større grad af deleøkonomi, idet forvaltningerne deles om fælles arealer og faciliteter. F.eks. i et projekt, hvor tre arbejdsenheder flyttede ind i samme ejendom i Københavns Nordvestkvarter, kunne de deles om en fælles borgermodtagelse, samtalerum og en stor del af mødelokalerne, hvor de førhen havde hver deres i de tidligere ejendomme. Der opnås effektiviseringer på fælles driftsomkostninger, besparelser på huslejen og kvadratmeterne. KEJD hjælper altså med både at øjne potentialer og samlokalisere enheder på tværs af forvaltningerne, så der indtænkes deleøkonomi på fælles arealer på alt lige fra mødefaciliteter, fælles kantine, reception, FM o. lign. Det skaber samtidig en større grad af fleksibilitet i arbejdspladserne. Det er nemmere at håndtere ændringer i organisationerne, når man har færre, men større ejendomme, som er indrettet til deling, fremfor mange mindre ejendomme, som skal rumme alle funktioner.
Space Management og ESG
KEJD er ikke underlagt en ESG-rapportering, men har i de seneste par år haft bæredygtighed som et af deres strategiske pejlemærker. Jacob Sten Jensen fortæller, at de derfor har haft fokus på den klimamæssige gevinst i at spare på energiforbruget i kommunens ejendomme ved bedre udnyttelse af kvadratmeterne: ”Vi sørger også for i høj grad at genbruge det eksisterende inventar og minimere nyindkøb i vores indretninger. Især har vi kunnet højne vores genbrug af inventar, efter vi har etableret et centralt lager for brugt inventar på tværs af hele kommunen.” Indenfor nogle inventarkategorier er KEJD kommet op på 100 % genbrug, f.eks. med skrivebordsplader, der skæres ned i størrelse og genmonteres på det oprindelige stel.
Space Management skaber kulturændring
Space Management og især nye aktivitetsbaserede indretninger kræver, at KEJD arbejder systematisk med en ny adfærd. De kan opleve, at der kan være fokus på den nye indretning og selve inventaret, og i mindre grad de forandringer og de kulturændringer, som skal implementeres, for at den nye type indretning bliver en succes. Nogle ledere bruger netop forandringen som et strategisk ledelsesgreb til at skabe en ønsket kulturændring. Derfor ønsker man i KEJD som hovedregel at levere en samlet pakke, hvor forvaltningerne og deres ledere bliver mere understøttet i deres forandringsprocesser og dermed sikre, at det går hånd i hånd med indretningen.
Slutbrugernes tilfredshed
Systematiske tilfredshedsundersøgelser efter implementering af nye indretninger med slutbrugerne har ikke altid ligget som en fast leverance fra KEJD, men det har været en del af de årlige trivselsmålinger, samt indgået som en del af ledernes efterfølgende projektevalueringer. F.eks. I et af de seneste projekter viste en medarbejdertilfredshedsmåling, at mere end 70% var enten mere tilfredse eller meget tilfredse med arbejdspladsens indretning. Kun under 10% var mindre tilfredse og 0% var meget mindre tilfredse. I dette projekt havde KEJD kunnet frigive 33% af det oprindelige areal.
Space Management og lavpraktiske erfaringer
For at komme godt i mål med forandringen, anbefaler de i KEJD, at organisationen eller de pågældende forvaltningers topledelse går foran og italesætter mål og gevinster. De slår på, at topledelsen skal være kontinuerlige og engagerede talspersoner for forandringen. Derudover anbefaler de i KEJD, at hele ledergruppen inddrages tidligt, samt løbende i processen, så formål, ny kultur og de strategiske muligheder bliver implementeret. Endelig skal der sikres en god proces med dels et godt datagrundlag og dels en god inddragelse af medarbejderne til at sikre gode, fremtidige kontorarbejdspladser.
”Arbejdet stopper ikke, når vi har sat de sidste møbler ind i en aktivitetsbaseret indretning,” som Jacob Sten Jensen formulerer det: ”Efterfølgende er der både en praktisk drift og en organisatorisk, så vi sikrer, at arbejdspladserne udvikles i takt med, at opgaveporteføljen, medarbejdergruppen og organisationens mål ændres”. KEJD bliver aldrig færdige med Space Management, aldrig færdige med at sikre gode vilkår for kommunens opgaveløsning på så behersket et areal, som muligt, og samtidig være med til at understøtte de arbejdspladser, som gør, at Københavns Kommune kan tiltrække og fastholde den arbejdskraft, der er brug for.
