Sådan fik Vestas succes med fleksible seating

Af Kristian Bang Larsen

At lytte til medarbejderne var nøglen til succes, da Vestas besluttede sig for at implementere et ny aktivitetsbaseret arbejdspladskoncept uden faste pladser.

Der var blandt medarbejderne mange spørgsmål, da Vestas i 2022 begyndte at indfase et nyt arbejdspladskoncept uden faste pladser. I Indien var det vigtigt for mange fortsat at kunne have religiøse billeder og figurer på deres skriveborde. I Danmark handlede det om at kunne beholde sin egen kontorstol.

Her var en central nøgle, at man lyttede til medarbejderne gennem hele processen, og løbende lavede justeringer på baggrund deres feedback. Til personlige skrivebordgenstande fik alle medarbejdere en taske og adgang til et lille skab, og til kontorstolene blev der lavet områder med stoleparkering.

»Der kan man så stille sin stol når man går hjem, og hente den, når man møder ind,« forklarer Karina Gram, der som Head of RE&FM Workplace Strategy har stået i spidsen for at udvikle og implementere det nye globale koncept. Hun nævner også telefonbokse i arbejdsområderne og ladekabinetter til headsets som løsninger der er fundet efter dialog med medarbejderne.

»Vi lærte en hel del undervejs af den tætte dialog vi havde med vores kollegaer. Hvis der var en bekymring eller et problem vi hørte om ofte, så fandt vi en løsning, og tog det også med i vores kommunikation og e-learning, så vi imødegik folks bekymringer.«

Ændrede vaner gav nye behov

Baggrunden for den nye workplace-strategi var ændrede arbejdsvaner. Blandt Vestas mere end 10.000 kontormedarbejdere globalt, var især onlinemøder kommet til at fylde mere over tid. Det gav støjgener i de åbne kontorlandskaber. For hvor man typisk ikke blev forstyrret af kollegasnak i mellemgangen, var det noget andet med et timelangt onlinemøde ved nabobordet. Nogle medarbejdere var begyndt at finde egne løsninger, som at bruge headsets, opsætte egne soundboards, eller at arbejde mere hjemme.

»Arbejdspladsen var ikke længere tidssvarende i forhold til den måde vi arbejdede på. De ændrede vaner betød, at det var tid til at tænke nye måde at indrette os på,« siger Karina Gram.

Derfor igangsatte Vestas en strategisk analyse af kontormiljøerne, hvor man blandt andet så på attendance rate data. En af konklusionerne var, at mange skriveborde stod tomme i løbet af dagen, både fordi folk arbejdede hjemme og fordi de sad i møde.

På baggrund af analysen udviklede man en ny aktivitetsbaseret arbejdspladsstrategi med fokus på både medarbejdertilfredshed, bæredygtighed og økonomi. I maj 2022 blev den godkendt af ledelsen.

»Vi ville gøre det mere attraktivt at komme ind på arbejdspladsen, så det passede med den måde, folk arbejdede på, og så ville vi gøre arbejdspladserne mere skalerbare, så vi ikke behøvede nye seating-planer, hvis der kom ændringer i organisationen,« forklarer Karina Gram.

Fra faste pladser til fleksible nabolag

Løsningen blev at dele afdelingerne op i en række nabolag for hver 2-300 medarbejdere, hvor hver nabolag havde en række forskellige arbejdszoner: for eksempel en arbejdszone, en Teams-zone til online møder, en Focus-zone til fordybelses-arbejde og en Café-zone til pauser og uformelle møder.

Man opgraderede desuden kontormiljøerne med bedre IT-faciliteter, rarere lokaler og lydabsorberende materialer, så alt var flot og funktionelt, når medarbejderne tog deres nye kontorer i brug.

Nu havde medarbejderne ikke længere faste pladser, men flyttede rundt i deres nabolag alt efter hvilke arbejdsaktiviteter de udførte. Den måde at organisere arbejdet på havde en række fordele, herunder at:

• man eliminerede de øgede støjproblemer, og gjorde det nemmere at samarbejde på tværs af teams.
• man udnyttede pladsen mere effektivt, htil glæde for både klima og økonomi.
• man behøvede ikke flytte rundt på folk i samme grad, når man lavede organisationsændringer eller skalerede op eller ned.

Få kulturelle justeringer

Siden starten i 2022 med et pilotprojekt i Århus er det nye arbejdspladskoncept implementeret i lang række Vestas-kontorer globalt. Udrulningen sker gradvist ved nye kontorprojekter eller renoveringer, og ved årets udgang vil over 5000 medarbejdere i Danmark, Tyskland, Holland Indien og Australien arbejde zone- og aktivitetsbaseret.

Med så mange forskellige kulturer skulle man tro, at man var nødt til at lave mange lokale justeringer, men sådan har det, ud over eksemplerne med danske stole og indiske gudebilleder, ikke været.

»Det har der ikke været behov for« siger Karina Gram, og forklarer at de justeringer man har lavet, oftest har været på tværs af lande. Det har f.eks. været at etablere lukkede områder til fortrolige samtaler i visse dele af HR-afdelingerne, og at reservere faste borde til enkelte tekniske medarbejdere, der har brug for f.eks. store stationære computere.

Plads til alle

Det nye arbejdspladskoncept er altovervejende blevet taget godt imod af medarbejderne.

»Størstedelen elsker det, og vi har nogle meget høje positive ratings. Og så er der nogle få, der har det svært med det,« fortæller Karina Gram. Hun pointerer vigtigheden af tålmodighed i processen.

»Det har jeg selv måtte lære, når jeg synes det er gået for langsomt. Men det er faktisk en stor ændring i folks arbejdsliv – for rigtig mange har skrivebordet været deres anker på arbejdet.«

Derfor har det også været en del af change management-strategien at tage særlig hånd om de medarbejdere, der har det svært med det nye koncept. Enkelte medarbejdere, der har været meget bekymrede, har også fået lov til at reservere borde til de er trygge i det nye koncept.

»For at skabe et inkluderende og bæredygtigt arbejdsmiljø er det vigtigt at integrere principperne fra DEIB (Diversity, Equity, Inclusion & Belonging, red.), som vi arbejder med i Vestas – særligt når det gælder personer med specialdiagnoser. Det handler ikke kun om at anerkende forskellighed, men også om at skabe rammer, hvor alle kan trives og bidrage,« fortæller Karina Gram.

Tre centrale elementer

Spørger man FM-chefen, har tre elementer været afgørende for, at man er lykkedes så godt med det nye arbejdspladskoncept.

For det første Vestas velfungerende change mangement-strategi, hvor man aktivt lytter og kommunikerer, og især fokuserer på de positive muligheder det nye koncept giver. For det andet, at finde den helt rigtige zonefordeling på det enkelte kontor. Og for det tredje, at involvere lokale ledere i processen, så de kan fungere som rollemodeller. Her arbejder man både med e-læring og møder til at klæde lederne på.

»En af de ting vi gør, er at invitere ledere ind fra kontorer hvor konceptet allerede er implementeret, så de kan fortælle deres kollegaer om processen og hvilke udfordringer de havde. Det virker meget bedre end når jeg fortæller om det,« siger Karina Gram.

Hun er super tilfreds med, hvordan man et lykkedes med at skabe et attraktivt og bæredygtigt arbejdsmiljø, hvor folk er glade for at gå på arbejde.

»Vores evalueringer viser, at vi har skabt en arbejdsplads der er tilpasset den måde vi arbejder på. Der er større tilfredshed og højere attendance rate end før. Men vi fortsætter arbejdet med at udbrede til andre lokationer, følger processen og fortsætter vores tætte dialog med medarbejderne,« slutter hun.