F.eks. at kunne optage lån eller stille sikkerhed i ejede faciliteter, mens lejede faciliteter kan give mulighed for at op- og nedskalere lejemål – og dermed udgift – hurtigt og med mindre ressourceforbrug end ved ejede faciliteter.
Fleksibilitet
Fleksibilitet giver virksomheder mulighed for at tilpasse sig nye eller ændrede krav eller behov. Det er først og fremmest udefrakommende behov eller krav f.eks. øget eller ændret efterspørgsel og salg, men også ændringer i myndighedskrav kan resultere i behov for ændringer. Behovet for ændringer kan også komme indefra, når ændrede arbejdsformer skaber behov for ændringer, eller når medarbejdere efterspørger øget fleksibilitet i f.eks. services, som virksomheden ønsker at imødekomme for at sikre høj produktivitet og tilfredse medarbejdere.
Værdidefinitionen af "Fleksibilitet"
Fleksibilitet (af lat. flexibilitas): bøjelighed; smidighed; tilpasningsmulighed (Gyldendal, Den Store Danske).
Mens de færreste virksomheder har værdi af det modsatte af fleksibilitet - rigiditet eller fastlåsthed - er det relevant at tale om hvilken grad af fleksibilitet, der passer til virksomhedens behov. Da fleksibilitet ofte medfører omkostninger, skal FM organisationen sørge for, at graden af det er i overensstemmelse med virksomhedens behov for, for at sikre værdiskabelse. En start-up virksomhed vil ofte have behov for hurtigt at kunne opsige eller udvide et lejemål, ligesom konjunkturfølsomme virksomheder med store udsving i medarbejderantallet, vil drage fordel af en høj grad af fleksibilitet i antal arbejdspladser. Andre virksomhedstyper kan have brug for en mindre grad af fleksibilitet.
Det er netop op- og nedskalering af arealer, vi ofte tænker på, når vi taler om fleksibilitet og FM. Men der er også en række andre typer af fleksibilitet, som er værdiskabende for en virksomhed, og som FM spiller en væsentlig rolle for at opnå. Det er derfor relevant at tale om typer af fleksibilitet. Herunder har vi oplistet 4 væsentlige typer i FM: Økonomisk fleksibilitet, Arealmæssig fleksibilitet, Funktionsmæssig fleksibilitet og Servicemæssig fleksibilitet.
Økonomisk fleksibilitet
Arealmæssig fleksibilitet
At kunne op- og nedskalere antal af f.eks. kontorarbejdspladser eller produktionsareal. At kunne flytte virksomheden geografisk.
Funktionsmæssig fleksibilitet
F.eks. at ændre produktionsarealer til kontor eller omvendt. At kunne bruge samme arealer til flere funktioner over døgn eller år, f.eks. at en kommune kan anvende skolearelaer til aftenskoleundervisning, eller at kantinearealer kan have anden anvendelse udenfor frokosttid.
Servicemæssig fleksibilitet
At kunne justere service niveauet i zoner, eller efter skiftende behov eller ’on demand’. Ellers at have adgang til services, som f.eks. forplejning, døgnet rundet.
FM skaber værdi for en virksomhed ved at sikre, at graden af fleksibilitet for hver type af fleksibilitet passer til virksomhedens behov. Givet at fleksibiliteten medfører øgede omkostninger, vil en for høj grad af fleksibilitet ikke være ønskelig. Omvendt vil en for lav grad af fleksibilitet nedsætte det tempo en virksomhed kan tilpasse sig, hvilket også kan medføre enten øgede omkostninger eller tab. Det er muligt at have høj grad af fleksibilitet på nogle typer fleksibilitet, samtidig med lav grad af fleksibilitet på andre. Vigtigst er det, i forhold til værdiskabelsen af fleksibilitet, at fleksibiliteten passer til virksomhedens behov.
Værdi-synergier- og tradeoffs
Fleksibilitet er vigtigt for virksomhedens agilitet og mulighed for at tilpasse sig til løbende forandringer. I nogle tilfælde handler det om at gøre de samme ting anderledes, eller tænke fleksibiliteten ind fra starten, f.eks. i indgåelse af lejekontrakt, ved udformning af en ny bygning, eller indretning af arbejdspladser. I mange tilfælde vil øget fleksibilitet have en økonomisk konsekvens. Det ses f.eks. ved højere husleje når kontrakter indeholder optioner om at øge eller reducere m2, eller ved højere byggeomkostninger når fleksibilitet indgår i kravene. Det er derfor vigtigt at afstemme graden af fleksibiliteten med virksomhedens behov, så man ikke investerer i en grad af fleksibilitet, virksomheden aldrig får brug for.
I byggeprojekter, vil det, som nævnt, ofte være dyrere at indbygge fleksibiliteten, men det kan vise sig sparet, når virksomhedens faciliteter senere skal tilpasses ændrede behov. I nogle tilfælde kan der dog mangle incitament til at indtænke fleksibilitet i nybyggeri. Det kan f.eks. være tilfældet, når bygningen sælges straks efter opførelse.
Omvendt kan fleksibiliteten medføre reduktion i omkostninger eller øget produktivitet. Hvis f.eks. lejekontrakten indeholder optioner om mulighed for at øge eller reducere arealet, vil det i førstnævnte tilfælde give mulighed for at hurtigt at øge produktionen svarende til øget efterspørgsel, ligesom det at kunne afstå arealer hurtigt kan reducere tab ved reduceret efterspørgsel.
Ved indretning af aktivitetsbaserede arbejdpladser er der mulighed for at opnå en anden grad af fleksibilitet end ved cellekontorer. Det giver f.eks. mulighed for at medarbejderne hurtigt og omkostningsfrit kan flyttes rundt i f.eks. nye teams og nye projektgrupper, og på den måde øge produktiviteten i foranderlige organisationer. Omvendt kan aktivitetsbaserede arbejdspladser eller blot åbne kontorer, resultere i koncentrationsbesvær og dermed nedsat produktivitet.
Det er med andre ord vigtigt at investeringen i fleksibilitet er tilpasset virksomhedens forventninger til at gøre brug af fleksibiliteten for at skabe værdi af fleksibiliteten. Økonomi indgår som en faktor i de fleste større beslutninger i en virksomhed. Det er vigtigt at betragte økonomi både i form af udgifter, indtægter, besparelser, investeringer og afskrivninger. Indtægter påvirker den årlige toplinje, mens udgifter, indtægter og besparelser påvirker den årlige bundlinje. Investeringer og afskrivninger påvirker aktivers værdi og virksomhedens balance både årligt og over en årrække. FM har især betydning for virksomhedens bundlinje men specielt i virksomheder, der ejer bygninger påvirker FM tillige virksomhedens balance. Desuden kan FM i nogle tilfælde bidrage til virksomhedens toplinje gennem indtægter fra eksterne brugere.
Tilbage til FM VærdiguideForfatterne
Lars Birch
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park
Per Anker Jensen
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM
Helle Lohmann Rasmussen
Direktør, DFM
