Fleksibilitet

Værdidefinitionen af "Fleksibilitet"

Fleksibilitet (af lat. flexibilitas): bøjelighed; smidighed; tilpasningsmulighed (Gyldendal, Den Store Danske).

Fleksibilitet giver virksomheder mulighed for at tilpasse sig nye eller ændrede krav eller behov. Det er først og fremmest udefrakommende behov eller krav f.eks. øget eller ændret efterspørgsel og salg, men også ændringer i myndighedskrav kan resultere i behov for ændringer. Behovet for ændringer kan også komme indefra,  når ændrede arbejdsformer skaber behov for ændringer, eller når medarbejdere efterspørger øget fleksibilitet i f.eks. services, som virksomheden ønsker at imødekomme for at sikre høj produktivitet og tilfredse medarbejdere.

Mens de færreste virksomheder har værdi af det modsatte af fleksibilitet – rigiditet eller fastlåsthed – er det relevant at tale om hvilken grad af fleksibilitet, der passer til virksomhedens behov. Da fleksibilitet ofte medfører omkostninger, skal FM organisationen sørge for, at graden af fleksibilitet er i overensstemmelse med virksomhedens behov for fleksibilitet, for at sikre værdiskabelse. En start-up virksomhed vil ofte have behov for hurtigt at kunne opsige eller udvide et lejemål, ligesom konjunkturfølsomme virksomheder med store udsving i medarbejderantallet, vil drage fordel af en høj grad af fleksibilitet i antal arbejdspladser. Andre virksomhedstyper kan have brug for en mindre grad af fleksibilitet.

Det er netop op- og nedskalering af arealer, vi ofte tænker på, når vi taler om fleksibilitet og FM. Men der er også en række andre typer af fleksibilitet, som er værdiskabende for en virksomhed, og som FM spiller en væsentlig rolle for at opnå. Det er derfor relevant at tale om typer af fleksibilitet. Herunder har vi oplistet 4 væsentlige typer af fleksibilitet i FM:

Økonomisk fleksibilitet
F.eks. at kunne optage lån eller stille sikkerhed i ejede faciliteter, mens lejede faciliteter kan give mulighed for at op- og nedskalere lejemål – og dermed udgift – hurtigt og med mindre ressourceforbrug end ved ejede faciliteter.

Arealmæssig fleksibilitet
At kunne op- og nedskalere antal af f.eks. kontorarbejdspladser eller produktionsareal. At kunne flytte virksomheden geografisk.

Funktionsmæssig fleksibilitet
F.eks. at ændre produktionsarealer til kontor eller omvendt. At kunne bruge samme arealer til flere funktioner over døgn eller år, f.eks. at en kommune kan anvende skolearelaer til aftenskoleundervisning, eller at kantinearealer kan have anden anvendelse udenfor frokosttid.

Servicemæssig fleksibilitet
At kunne justere service niveauet i zoner, eller efter skiftende behov eller ’on demand’. Ellers at have adgang til services, som f.eks. forplejning, døgnet rundet.

FM skaber værdi for en virksomhed ved at sikre, at graden af fleksibilitets for hver type af fleksibilitet passer til virksomhedens behov. Givet at fleksibilitet medfører øgede omkostninger, vil en for høj grad af fleksibilitet ikke være ønskelig. Omvendt vil en for lav grad af fleksibilitet nedsætte det tempo en virksomhed kan tilpasse sig, hvilket også kan medføre enten øgede omkostninger eller tab. Det er muligt at have høj grad af fleksibilitet på nogle typer fleksibilitet, samtidig med lav grad af fleksibilitet på andre.  Vigtigst er det, i forhold til værdiskabelsen af fleksibilitet, at fleksibiliteten passer til virksomhedens behov.

Værdi-synergier- og tradeoffs ved "Fleksibilitet"

Fleksibilitet er vigtigt for virksomhedens agilitet og mulighed for at tilpasse sig til løbende forandringer. I nogle tilfælde handler fleksibilitet om at gøre de samme ting anderledes, eller tænke fleksibilitet ind fra starten, f.eks. i indgåelse af lejekontrakt, ved udformning af en ny bygning, eller indretning af arbejdspladser. I mange tilfælde vil øget fleksibilitet have en økonomisk konsekvens. Det ses f.eks. ved højere husleje når kontrakter indeholder optioner om at øge eller reducere m2, eller ved højere byggeomkostninger når fleksibilitet indgår i kravene. Det er derfor vigtigt at afstemme graden af fleksibilitet med virksomhedens behov, så man ikke investerer i en grad af fleksibilitet, virksomheden aldrig får brug for.

Omvendt kan fleksibilitet medføre reduktion i omkostninger eller øget produktivitet. Hvis f.eks. lejekontrakten indeholder optioner om mulighed for at øge eller reducere arealet, vil det i førstnævnte tilfælde give mulighed for at hurtigt at øge produktionen svarende til øget efterspørgsel, ligesom det at kunne afstå arealer hurtigt kan reducere tab ved reduceret efterspørgsel.

I byggeprojekter, vil det, som nævnt, ofte være dyrere at indbygge fleksibilitet, men det kan vise sig sparet, når virksomhedens faciliteter senere skal tilpasses ændrede behov. I nogle tilfælde kan der dog mangle incitament til at indtænke fleksibilitet i nybyggeri. Det kan f.eks. være tilfældet, når bygningen sælges straks efter opførelse.

Ved indretning af aktivitetsbaserede arbejdpladser er der mulighed for at opnå en anden grad af fleksibilitet end ved cellekontorer. Det giver f.eks. mulighed for at medarbejderne hurtigt og omkostningsfrit kan flyttes rundt i f.eks. nye teams og nye projektgrupper, og på den måde øge produktiviteten i foranderlige organisationer. Omvendt kan aktivitetsbaserede arbejdspladser eller blot åbne kontorer, resultere i koncentrationsbesvær og dermed nedsat produktivitet.

Det er med andre ord vigtigt. at investeringen i fleksibilitet er tilpasset virksomhedens forventninger til at gøre brug af fleksibiliteten for at skabe værdi af fleksibilitet.

Tilbage til Værdiguide til FM

Forfatterne

Viden- og udviklingschef, DFM

Helle Lohmann Rasmussen

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service.

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service. Hun har en Master i Ledelse af Byggeri fra DTU Management fra 2015, og har for nyligt afsluttet et tre-årigt Ph.d. studie ligeledes på DTU Management, ved Center for Facilities Management. Hendes forskning fokuserer på videndeling mellem FM og byggeri og har i den forbindelse skrevet en række både videnskabelige og mere populære artikler. I DFM arbejder Helle blandt andet med udviklingsprojekter, udvalg og netværk.
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park

Lars Birch

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service.

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service. Lars har mere end 30 års erfaring inden for området og har primært været aktiv på porteføljeejer og udlejer siden bla hos Post Nord, Dako og FLS. Endvidere har Lars arbejdet som bygherrerådgiver samt serviceleverandør. Lars har stor erfaring i at arbejde strategisk og taktisk med RE og FM, specielt med henblik på tilpasning af faciliteter og services til den enkelte virksomheds behov.
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM

Per Anker Jensen

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management.

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management. I perioden 2008 til 2019 var han leder af Center for Facilities Management – Realdania Forskning (cfm.dtu.dk). I 2020 blev han professor emeritus ved DTU Management Engineering.

Per er forfatter af et stort antal bøger, videnskabelige papers og faglige artikler, bl.a. i FM Update. Han er forfatter af ”Håndbog i Facilities Management”, der blev udgivet af DFM i første udgave i 2001, og som i 2021 er udgivet i 4. udvidede udgave. Per blev i 2020 æresmedlem af DFM.