Virksomhedens udvikling vil utvivlsomt medføre ændrede behov i forhold til de fysiske rammer over tid. Det er i den forbindelse vigtigt, at FM afdelingen har et overblik over de eksisterende arealer, hvordan de udnyttes og hvilken stand de har, for at kunne danne et korrekt beslutningsgrundlag for eventuelle nybygningsprojekter eller forandringsprojekter i den eksisterende bygningsmasse. Selvom det umiddelbart er muligt at tilpasse den eksisterende bygningsmasse til ændrede behov, vil en virksomhed ofte overveje andre aspekter i beslutningsprocessen som f.eks. brandingværdi og geografisk placering.
Der findes forskellige forretningsmodeller for bygge- og forandringsprojekter. En virksomhed kan gennemføre bygge- og forandringsprojekter for efterfølgende at eje og anvende faciliteter, hvilket påvirker graden af fleksibilitet som beskrevet tidligere. Byggeprojekter kan også gennemføres i en model, hvor en anden part opfører og siden ejer bygningen, mens virksomheden er lejer i en fastsat periode, hvilket reducerer graden af indflydelse og ansvar i selve byggeprojektet. Hvis den efterfølgende lejeperiode er lang, kan virksomheden dog opnå stor indflydelse på byggeprojektet.
Den konkrete udformning af et bygge- eller forandringsprojekt har stor betydning for graden af fleksibilitet i driftsperioden. Selvom mange bygninger bliver ombygget endog få år efter ibrugtagning, er der stadig en række forhold, der enten slet ikke kan ændres, eller er besværlige eller dyre at ændre, og derved er fleksibiliteten reduceret. Igen gælder det, at øget fleksibilitet ofte er forbundet med øgede (anlægs-) omkostninger, og det er derfor vigtigt at sikre, at graden af fleksibilitet for de forskellige typer af fleksibilitet er tilpasset virksomheden. Det giver f.eks. en øget tilpasningsmulighed at sikre, at kontorer nemt kan ændres til laboratorier, men det vil givetvis øge anlægsomkostninger at føre installationer frem til mulig tilkobling, eller på anden måde sikre en nem fremtidig transformation. En mulighed er at arbejde med scenarier for på den måde at afstemme grad af fleksibilitet med det forventede behov (beskrevet i Håndbog i Facilities Management af Per Anker Jensen).
Herunder er oplistet forskellige former for fleksibilitet, der bør overvejes i forbindelse med byggeprojekter. Flere af dem stammer fra – og er nærmere beskrevet i – Håndbog i Facilities Management (Jensen, Per Anker):
- Tilpasningsevne (Adaptability) – Tilsikrer at både det interne og det eksterne miljø kan formes og omformes tilpasset forskellige brugere, deres skiftende behov, arbejdsprocesser og indretninger.
- Duelighed (Capability) – Tilvejebringer potentiale for at bygningsdele, installationer og systemer kan indbygges, udskiftes og forandres gennem brugernes anvendelse af bygningen i hele dens levetid.
- Kontrollerbarhed (Controllability) – Tilvejebringer mulighed for brugerne kan maksimere deres anvendelse og drift af bygningen, dens installationer og faciliteter, samtidig med at konflikter mellem virksomhedens og individuelle brugeres værdier minimeres
- Zoneopdeling og brandsektionering: Hvis virksomheden får brug for at udleje dele af arealerne, vil det oftest kræve en vis zoneopdeling af de tekniske installationer, herunder mulighed for at aflæse forbrug i bestemte dele. Det kan være en fordel for en virksomheds arealudnyttelse at have store brandsektioner, hvilket kan opnås ved installation af sprinkleranlæg, men i forhold til mulighed for at udleje dele af arealerne bør brandsektioner svare til zoneopdelingen.
- Ensartede rum: Yderligere kan nævnes, at det kan øge fleksibiliteten at arbejde med rum, der er ens for f.eks. kontorer og mødelokaler, således at de kan ændres uden ombygning, men udelukkende med møblering. På samme måde, at man indretter f.eks. kontorarealer, så alle virksomhedens afdelinger kan bruge arealerne og på den måde flytte internt uden ombygning eller endog flytning af inventar.
- At bygge overkapacitet: Det er muligt at øge fleksibilitet ved at bygge større end det aktuelle behov, f.eks. med reserveareal samt installationsskakte og tekniske anlæg med overkapacitet. Det medfører selvsagt øgede (anlæg-)omkostninger og ressourceforbrug eller at noget andet må reduceres.
I næste afsnit (Space- og Workplace Management) kommer vi ind på forskellige typer af indretning af kontorarealer, hvilket bestemt skal overvejes i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. For at reducere gentagelser, er det ikke beskrevet her.
Værditræ for Fleksibilitet ved “Bygge- og forandringsprojekter”
