Mange omkostninger til en arbejdsplads knytter sig til arealer/husleje. Derfor er anvendelse af arealer og optimering af arealanvendelse en effektiv måde at effektuere besparelser på, både på kort og på lang sigt. Med færre arealer reduceres omkostninger til etablering, husleje og drift og vedligehold. Det gør space management ligeså vigtig som huslejen pr. m2.
Der er stor forskel på brutto/netto forhold i bygninger. I nogle tilfælde er det under halvdelen af de samlede m², der reelt anvendes til det primære formål, f.eks. arbejdspladser. Der er ofte store spildarealer forårsaget af ejendomme geometri eller uhensigtsmæssig indretning. Det er tendens, at ældre ejendomme er mindre effektive med hensyn til udnyttelse af pladsen til arbejdspladser grundet lav grad af fleksibilitet, f.eks. placering bærende vægge, placering af vinduer, eller skakter.
Tidligere opfattede man cellekontoret, kombineret med mødelokaler, som den optimale ramme om de forskellige aktiviteter, der knytter sig til vidensarbejde. Cellekontorer er fleksible, fordi de kan rumme flere aktiviteter i samme rum, primært uforstyrret arbejde og fysisk eller virtuel mødeaktivitet, mens det ofte begrænser virksomhedens mulighed for hurtigt at tilpasse sig organisatoriske ændringer. Det er f.eks. omkostningstungt og tidskrævende at foretage interne flytninger.
I de seneste årtier har der været en bevægelse mod at cellekontoret ikke længere opfattes som den optimale ramme om alle aktiviteter forbundet med vidensarbejde. Alternative former for indretninger, først kontorlandskaber og senere f.eks. aktivitetsbaseret indretning, har vundet indpas. I aktivitetsbaserede indretninger kan medarbejdere flytte rundt og arbejde i miljøer, der passer til den specifikke aktivitet de skal udføre, f.eks. projektarbejde, koncentreret arbejde eller formelt eller uformelt mødeaktivitet.
Åbne eller aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer, med eller uden ’free seating’, understøtter at forandringsprocesser implementeres hurtigt uden ressourcetunge ombygninger, hvilket reducerer omstillingshastighed i organisationen. I forhold til cellekontorer har denne type indretning i de fleste tilfælde en højere udnyttelsesgrad af arealet, dvs. at flere medarbejdere kan placeres på det samme areal. Det giver også mulighed for at inddrage nogle af de arealer, der tidligere gik til fordelingsarealer, i arbejdsområderne, og derfor give en bedre udnyttelsesgrad. Udover muligheden for økonomisk gevinst eller øget tilpasningsmulighed, vil ønsket om at indføre åbne kontorarealer eller aktivitetsbaseret indretning ofte være initieret af et behov for øget samarbejde og videndeling.
Som for de øvrige forhold for fleksibilitet kommer fleksibilitet i workspace med en omkostning. En del åbne kontormiljøer døjer med dårlig akustik, ligesom åbne kontormiljøer reducerer muligheden for individuel tilpasning af f.eks. temperaturen. Nogle medarbejdere vil have vanskeligt ved at holde koncentrationen om nogle typer opgaver i længere tid i et åbent kontor.
Der findes mange bøger om kontorindretning, og anbefalinger til hvordan man bedst indretter et aktivitetsbaseret kontormiljø for at undgå de negative konsekvenser. Flere rådgivervirksomheder har specialiseret sig ikke bare i den fysiske udformning, men også i at samstemme indretningen til virksomhedes specifikke behov og værdier og ikke mindst den forandringsproces som overgang fra cellekontor til åbent kontor og fra kontorlandskab til aktivitetsbaserede arbejdspladser indebærer.
Uanset hvilken form for kontorindretning, der passer bedst til det arbejde, der skal udføres, bør virksomheden også overveje muligheden for at arealerne kan bruges til flere formål i løbet af f.eks. døgnet. Kantinen er et godt eksempel på et areal, der i mange virksomheder kun bruges i få timer midt på dagen. Potentielt kunne arealet bruges i mange flere timer, men det kræver at man har tænkt fleksibiliteten ind, så der f.eks. kan afskærmes til køkkenområder, eller der kan opdeles i mindre (eller større) rum.
En anden form for funktionsmæssig fleksibilitet er ’shared space’, hvor flere grupper af brugere anvender de samme arealer, enten samtidig eller på forskellige tidspunkter af døgnet eller ugen. Et godt eksempel er kommunale skoler, hvor foreninger bruger gymnastiksale og skolekøkkener om aftenen. Idrætshaller er et andet kendt eksempel på ’shared space’, hvor mange grupper af brugere benytter de samme arealer på forskellige tidspunkter og på den måde øger anvendelsesgraden.
Overblik over arealer og anvendelse af dem, er en forudsætning for fleksibilitet i forhold til space management. Når virksomheden ved hvilke arealer, der bliver brugt af hvem, i hvilken grad og i hvilke tidsrum, er det muligt at udpege disponibel plads, hvis der kommer nye aktiviteter eller flere medarbejdere til, ligesom det giver mulighed for at rykke medarbejdergrupper rundt, i takt med at antallet af medarbejdere ændrer sig. I nogle åbne kontormiljøer registrerer sensorer hvilke skriveborde eller mødelokaler, der bliver brugt, hvilket giver et præcist billede af anvendelsesgraden. Information om anvendelsesgrad kan også indsamles ved hjælp af data fra mødebookingssystemer, wifi-systemer og adgangskortsystemer, eller ved simpel manuel optælling.
Værditræ for Fleksibilitet ved “Space- og Workplace Management”
