En virksomheds portefølje af arealer og bygninger spiller en væsentlig rolle i forhold til fleksibilitet. I dette afsnit af værdiguiden fokuserer vi på fleksibilitet i forhold til eje/leje. Begge dele giver muligheder og begrænsninger i forhold til fleksibilitet. Beslutninger om ejer- eller lejeforhold må derfor vurderes i relation til virksomhedens samlede perspektiver og forretningsmodel.
Det påvirker tilpasningstempoet at eje eller leje, men ofte vil beslutning om eje eller leje handle om hvorvidt virksomheden kan eller vil binde sin likviditet i faciliteter, og hvilket økonomisk råderum man har som virksomhed. Beslutning om eje eller leje påvirker både økonomisk fleksibilitet, arealmæssig fleksibilitet og ofte også funktionsmæssig fleksibilitet.
Nedenfor er listet forhold, der har betydning for fleksibilitet og som bør overvejes ved henholdsvis at eje eller leje.
Eje giver mulighed for:
- Større indflydelse på ejendommens lokalisering / placering ved ikke at være afhængig af en udlejer.
- Mulighed for selvstændigt at kunne beslutte indretning tilpasset virksomhedens behov uden at risiko for krav om retablering af ændringer ved fraflytning
- Løbende mulighed for at optage lån i sin ejendom, til brug for anvendelse og investering i sin kerneproduktion, samt at anvende sin ejendom som sikkerhed.
- Mulighed for at frigøre kapital ved ’Sale & Lease back’.
- Mulighed for at udleje eller sælge dele af sine faciliteter.
- Mulighed for selv at disponere og prioritere over kvalitet og økonomi på vedligehold af ejendommen. Det er f.eks. muligt at udsætte eller fremrykke vedligeholdelsesopgaver.
- Mulighed for at prioritere et højt niveau af fleksibilitet i bygning og installationer.
- Mulighed for at udbygge sine faciliteter, hvis bebyggelses procent og øvrige myndighedsforhold tillader det.
- Stor indflydelse på ejendommens udtryk, æstetik og signalværdi, herunder Corporate Visual Identity (CVI), f.eks. genkendelighed over flere lokationer, ikon-værdi, (dette beskrives også under ’brand’).
- Selv præge omfang og fokus for bæredygtighed / FNs verdensmål, herunder energioptimering og Corporate Social Responsibility (CSR).
Leje give mulighed for:
At leje sine arealer og bygninger giver mulighed for at opnå en høj grad af fleksibilitet, i særdeleshed i forhold til økonomisk fleksibilitet ved ikke at binde kapital i ejendomme samt i form af arealmæssig fleksibilitet. Graden af fleksibilitet skal indtænkes i forbindelse med lejekontrakten, og løbende revurderes i lejeperioden.
Vi har herunder samlet en række forhold, som bør overvejes. Også her er der oftest sammenhæng mellem grad af fleksibilitet og udgift, hvorfor det skal vurderes i forhold til virksomhedens behov, også hvis de ændrer sig i lejemålets løbetid.
- Indbyg i din lejekontrakt mulighed for at regulere på størrelsen af dit lejemål. Det kan gøres ved at have option på udvidelses- eller nedskaleringsmuligheder. En option på udvidelse bør angives med det antal m2 eller konkrete arealer eller områder man ønsker at kunne udvide med. En optionsmulighed kan koste yderlige leje, hvorfor denne mulighed oftest indgås for en tidsbegrænset periode i en lejekontrakt.
- For-lejeret. En for-lejeret kan anvendes på eksempelvis et nabolejemål, hvor man sikrer sig retten til først blive spurgt, inden det lejes ud til en anden lejer.
- Escape Clause. En lejekontrakt er oftest forbundet med en minimum bindings periode (uopsigelighed) + et opsigelsesvarsel. Der kan på forhånd indarbejdes en løsning med betaling af en bod (konventionalbod), såfremt det bliver ønskeligt at fraflytte lejemålet i bindingsperioden. Boden bør have form af en gradvis aftrapning.
- Prisniveauet/lejen skal være markedskonform. Der kan forhandles om forskellige former for rabat / indrømmelser. En rabat kan være i form af en trappeleje model med en billigere leje i starten af lejeperioden. Der kan også være en incitamentsmodel, hvor en evt. forlængelse af lejeperioden kan medføre en billigere leje.
- Ændringer i lejemålet. Det bør aftales hvilke ændringer lejer kan foretage i lejemålet uden udlejers godkendelse. Lejers ændringer kan fra udlejers side medføre et krav om retablering ved fraflytning. Krav om reetablering kan forhandles ned eller helt væk, hvis ændringer har karakter af en forbedring eller en værdiforøgelse af lejemålet.
- Fremleje og afståelse. Fremlejeret betyder, at lejeren kan overdrage hele eller dele af lejemålet til en anden virksomhed. Lejekontrakten er fortsat mellem lejer og udlejer, og udlejer har ikke nogen direkte aftale med den anden virksomhed. En sådan indrømmelse kan være relevant, såfremt der er behov for at have koncernforbundne selskaber boende sammen i lejemålet, eller der er virksomheder man fra begyndelsen af lejemålet eller senere ønsker at bo sammen med. Fremlejeretten kan være en indrømmelse som giver skalerbarhed men ikke økonomisk frigørelse i henhold til lejekontrakten. Afståelsesret er en indrømmelse, hvor lejekontrakten kan overdrages til en anden virksomhed, som dermed fysisk overtager lejemålet og forpligtelserne i henhold til lejekontrakten. Om dette kan ske på uændrede eller genforhandlede vilkår er vigtigt af afklare, når kontrakten bliver etableret. Afståelsesret er dermed en økonomisk frigørelse men kræver samtidig flytning og etablering af et nyt lejemål, som kan opfylde det arealbehov man har fået.
- Delopsigelse giver mulighed for at opsige en eller flere dele af lejemålet.
Værditræ for Fleksibilitet ved “Bygningsporteføljeledelse”