Skip to main content

Hillerød Kommune - en ejendomsstrategi til tiden

Af Jan Johansson, DFM og Hillerød Kommune
Grønnevang Skole afd. Nødebo
Foto: Carsten Bastholm for Hillerød Kommune

For medlemmerne af Dansk Facilities Management (DFM) er det vigtigt at blive klogere på ejendomsstrategi, da det er et centralt værktøj i både langsigtet udvikling og daglig drift af bygninger. En effektiv ejendomsstrategi hjælper med at optimere ressourcer, sikre bæredygtighed og gøre ejendomsmassen økonomisk ansvarlig. Denne artikel undersøger Hillerød Kommunes ejendomsstrategi som et eksempel på, hvordan en strategisk tilgang kan skabe værdi og forandring på tværs af en kommunal ejendomsportefølje.

DFM mødtes med to medarbejdere fra strategiteamet fra Ejendomme i Hillerød Kommune: Hilda Clausen, projektleder og Janet Jeritslev, klima- og bæredygtighedskoordinator til en samtale om, hvordan en ejendomsstrategi bliver til i en kommunal kontekst.

Ejendomsstrategi i Hillerød Kommune

I 2019 forudsagde befolkningsprognoserne i Hillerød Kommune, at der i 2029 ville være 15% flere borgere i kommunen. Hvis man fremskrev de 6 m2 bygninger pr. borger, som kommunen havde, skulle Hillerød Kommune bygge 45.500 m2 nye bygninger for at øge kapaciteten på skoler, i dagtilbud, i ældreplejen og sundhedstilbud de næste 10 år. Økonomisk ville dette kræve en anlægsøkonomi på mindst 1, 3 mia. kr. regnet ud fra daværende nøgletal. En anlægsøkonomi af denne størrelse ville gå langt ud over anlægsloftet og samtidig gøre det umuligt at drifte og vedligeholde de eksisterende bygninger. Som svar på dette blev projektet Kloge m2 – Plads til fremtiden, godkendt politisk. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af m2 pr. borger og at bygge mindst muligt, på trods af den høje befolkningstilvækst.

Kloge m2 – Plads til fremtiden, som var forankret i Ejendomme i Hillerød Kommune, blev en stor succes, og var en reform i forhold til, hvordan kommunen tidligere havde sørget for arealer til aktiviteter i kommunen. Tidligere blev byggerier bestilt af fagafdelingerne hos ejendomsafdelingen og ønskerne blev ikke på samme måde udfordret som i dag. Med kloge m2 – projektet, blev der strammet op i forhold til kvadratmeterønsker til aktiviteterne, og det blev først undersøgt om disse kvadratmeter mon fandtes allerede. For som der i dag står i Hillerød Kommunes ejendomsstrategi: ” De mest bæredygtige kvadratmeter er dem, der ikke bliver bygget”. Efter 4 år i Hillerød, med kloge m2, var politikere og forvaltning klar til en egentlig ejendomsstrategi.

Har man et projekt, hvor man ikke lige ved hvad det mest bæredygtige ville være at gøre, så kan man henvise til ejendomsstrategien, uagtet om der er tale om renovering eller nybyg.

Janet JeritslevKlima- og bæredygtighedskoordinator, Hillerød Kommune
Hvorfor udarbejde en ejendomsstrategi?

I 2023 godkendte byrådet i Hillerød Kommune en ejendomsstrategi, som de havde bestilt året før hos forvaltningen. Ejendomsstrategien var en videreførelse af tankerne fra Kloge m2 projektet, men med kapitler som handlede om vedligehold af ejendomme, bæredygtighed og ikke mindst kommunikation og proces for brugerinvolvering. Ejendomsstrategiens overordnede målsætning handler om at ”udvikle kommunens ejendomme inden for det afsatte budget, forlænge levetiden for bygningerne og sørge for at bygningerne er bæredygtige, sunde og attraktive at opholde sig i for alle”.

Med en politisk godkendt ejendomsstrategi i hånden, har forvaltningen et stærkt afsæt og mandat til at flette tankerne fra ejendomsstrategien ind i alle forhold vedrørende nybyggeri, renovering, drift og vedligehold af kommunens ejendomsportefølje. Ejendomsstrategien har fokus på bæredygtighed, og den beskriver nogle generelle retningslinjer for bæredygtighed. Ejendomsstrategien indgår bl.a. som bilag til de kontrakter kommunen indgår med rådgivere og entreprenører. »Har man et projekt, hvor man ikke lige ved hvad det mest bæredygtige ville være at gøre, så kan man henvise til ejendomsstrategien, uagtet om der er tale om renovering eller nybyg,« siger Janet Jeritslev.

Ejendomsstrategien viser også vejen i forhold til, hvad kommunen gør, når der skal stilles lokaler til rådighed til funktioner og aktiviteter i kommunen. Strategien har også i høj grad åbnet op for muligheden for at forvaltningen kan arbejde mere målrettet med at minimere ejendomsporteføljen. I strategien står der: ”Hillerød Kommune arbejder med at øge anvendelsen og samlokalisere funktioner. Det giver mulighed for at afhænde ejendomme eller bygninger, som har et stort genopretningsbehov, er usunde, eller som ikke kan udnyttes optimalt”.

At samle funktioner og aktiviteter i andre kommunale bygninger, skaber ofte stærke følelser hos brugerne, så det er ikke noget man bare lige gør. Det kræver tålmodighed, samarbejdsvilje og kontinuerlig dialog med brugerne, men også dialog med kommunens andre fagafdelinger...

Hilda ClausenProjektleder, Hillerød Kommune
Datagrundlag og nøgletal

I Hillerød Kommune har man arbejdet på at etablere et godt datagrundlag for kommunens ejendomme i mange år, og kommunen kender sine ejendomme særdeles godt. De fleste simple data og informationer om ejendommene er samlet i kommunens digitale FM system; tegninger, kvadratmeter, funktioner, rumtyper, assets mv., og andre data er samlet på anden vis, fx er tilstandsvurderinger samlet i dertil udviklet dynamiske samleark (sammen med økonomidata) og der er udarbejdet særlige ”bygningskort” som fungerer som en slags ”samtalekort”, og som kan bruges intuitivt i workshops og gruppearbejde. Indsamling af alle disse data har været et godt afsæt for at forvaltningen har kunnet lægge ejendomssager op til politisk drøftelse og beslutning.

Ud over viden om bygninger, har kommunen arbejdet på at udvikle flere nøgletal, som danner et overordnet grundlag til at træffe beslutninger ud fra. Det kan være økonomiske nøgletal; eksempelvis hvor meget det koster at bygge pr. kvadratmeter, eller arealmæssige nøgletal, som hvor stort et klasselokale fylder. For at udregne den overordnede størrelse på en nybygget skole, har forvaltningen udarbejdet et gennemsnitstal for Hillerød Kommune, som fortæller hvor mange kvadratmeter pr. skoleklasse, der er brug for på en skole.

Alle disse nøgletal ligger som et dynamisk bilag til ejendomsstrategien, og er også politisk godkendt. Nøgletallene skal derfor ikke forhandles eller godkendes politisk, fra sag til sag, men ligger som en underliggende ”Hillerødmetode”. En væsentlig del af at udarbejde en holdbar ejendomsstrategi i en politisk organisation, er at skrive strategien tilpas fleksibelt formuleret; »Det nytter ikke at indarbejde for mange rigide restriktioner i ejendomsstrategien, da forvaltningen med sikkerhed ville blive udfordret af det politiske niveau i løbet af kort tid – eller senest i forbindelse med et kommunalvalg« siger både Hilda og Janet. Derfor er strategien meget bevidst formuleret i mere generelle vendinger og med hensigtserklæringer – så politikerne forsat har plads til at træffe beslutninger, inden for området. Nøgletalsbilaget er det foranderlige og strategien det langsigtede og konstante.

Organisering og udarbejdelsen af en ejendomsstrategi i en kommunal kontekst

I ejendomsafdelingen i Hillerød Kommune er porteføljeledelsen, udvikling (strategiteam), byggeri og bygningsdrift samlet, hvilket betyder, at man har hele værdikæden, eller ejendomscirklen om man vil, samlet ét sted. Både medarbejdere fra byggerisektionen og medarbejdere fra driften har været involveret i udarbejdelsen af strategien, som er skrevet i en intern tilrettelagt proces af afdelingens udviklingsmedarbejdere.

En ejendomsstrategi rører ved alle fagafdelinger i en kommune; skoleområdet, dagtilbudsområdet, ældreplejen osv. Det tager derfor tid at udarbejde en ejendomsstrategi, da alle i forvaltningen skal have mulighed for at komme med input og kommentere på den, inden den bliver sendt til politisk godkendelse. I Hillerød Kommune var det igen en fordel at projektet kloge m2 havde kørt de forudgående år, da organisationen derfor allerede havde erfaring med de komplekse ejendomsprocesser med mange interessenter. Vigtigheden med brugerinvolvering og den politiske opbakning, når det er svært at træffe beslutninger som vedrører brugere af ejendommene, er derfor også selvsagt skrevet ind i ejendomsstrategien.

En ejendomsstrategi – og hvad nu?

Ejendomsstrategien giver ejendomsforvaltningen et mandat til at kigge strategisk på ejendomsporteføljen, og screene den for muligheder i reducering af kvadratmeter. Tanken er, at der skal flyttes på aktiviteter; de skal samles i nogle bestemte, egnede ejendomme, så kommunen kan komme af med flere og måske dårlige ejendomme. En væsentlig del af strategien er også at driftsmidlerne fra de frasolgte ejendomme, forbliver i ejendomsporteføljen, for at understøtte genopretning og vedligehold af den forblivende portefølje.

»At samle funktioner og aktiviteter i andre kommunale bygninger, skaber ofte stærke følelser hos brugerne, så det er ikke noget man bare lige gør. Det kræver tålmodighed, samarbejdsvilje og kontinuerlig dialog med brugerne, men også dialog med kommunens andre fagafdelinger. Disse processer kan tage flere år at gennemføre. Ejendomsafdelingen er jo ikke ude på at nedlægge aktiviteter eller franarre folk bygninger.  Vi prøver at skabe et forum, hvor alle går ind for det, i en samskabende proces,« siger Hilda Clausen.

Mange af tankerne bliver testet af i de kommende budgetforhandlinger. Her vil politikerne skulle stå fast på ejendomsstrategien, når budgetterne for anlæg og vedligehold af bygninger forhandles til den kommende budgetaftale 2026-2029.

Det næste, Hillerød Kommune arbejder på er at få udarbejdet en vedligeholdelsesstrategi i forhold til kommunens bygninger. Strategien skal beskrive mere praktisk hvordan man kan prioritere de enkelte vedligeholdelsesindsatser. Der er derfor nedsat en projektgruppe, som består af udviklingsmedarbejdere og medarbejdere, der i det daglige arbejder med bygningsdrift – og vedligehold. De skal skabe rammen for Hillerød Kommunes vedligeholdelsesstrategi, som supplement til ejendomsstrategien.

Fakta om Ejendomme som ejendomscenteret hedder i Hillerød Kommune

Antal ansatte: ca. 45 administrative medarbejdere inden for ledelse, strategi og udvikling, projektledere af kommunens eget byggeri, rengøringsdrift, teknisk drift, drift af grønne arealer og vedligehold. I alt udgøres hele Ejendomme af ca. 250 medarbejdere som indbefatter vedligehold og driften af ejendomme; teknisk serviceledere, håndværkerteam, gartnere og rengøringspersonale.