Fleksibilitet ved Space/workplace management

Fleksibilitet ved Space/workplace management

Mange omkostninger til en arbejdsplads knytter sig til arealer/husleje. Derfor er anvendelse af arealer og optimering af arealanvendelse en effektiv måde at effektuere besparelser på, både på kort og på lang sigt. Med færre arealer reduceres omkostninger til etablering, husleje og drift og vedligehold. Det gør space management ligeså vigtig som huslejen pr. m2.

Der er stor forskel på brutto/netto forhold i bygninger. I nogle tilfælde er det under halvdelen af de samlede m², der reelt anvendes til det primære formål, f.eks. arbejdspladser. Der er ofte store spildarealer forårsaget af ejendomme geometri eller uhensigtsmæssig indretning. Det er tendens, at ældre ejendomme er mindre effektive med hensyn til udnyttelse af pladsen til arbejdspladser grundet lav grad af fleksibilitet, f.eks. placering bærende vægge, placering af vinduer, eller skakter.

Tidligere opfattede man cellekontoret, kombineret med mødelokaler, som den optimale ramme om de forskellige aktiviteter, der knytter sig til vidensarbejde. Cellekontorer er fleksible, fordi de kan rumme flere aktiviteter i samme rum, primært uforstyrret arbejde og fysisk eller virtuel mødeaktivitet, mens det ofte begrænser virksomhedens mulighed for hurtigt at tilpasse sig organisatoriske ændringer. Det er f.eks. omkostningstungt og tidskrævende at foretage interne flytninger.

I de seneste årtier har der været en bevægelse mod at cellekontoret ikke længere opfattes som den optimale ramme om alle aktiviteter forbundet med vidensarbejde. Alternative former for indretninger, først kontorlandskaber og senere f.eks. aktivitetsbaseret indretning, har vundet indpas. I aktivitetsbaserede indretninger kan medarbejdere flytte rundt og arbejde i miljøer, der passer til den specifikke aktivitet de skal udføre, f.eks. projektarbejde, koncentreret arbejde eller formelt eller uformelt mødeaktivitet.

Åbne eller aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer, med eller uden ’free seating’, understøtter at  forandringsprocesser implementeres hurtigt uden ressourcetunge ombygninger, hvilket reducerer omstillingshastighed i organisationen. I forhold til cellekontorer har denne type indretning i de fleste tilfælde en højere udnyttelsesgrad af arealet, dvs. at flere medarbejdere kan placeres på det samme areal. Det giver også mulighed for at inddrage nogle af de arealer, der tidligere gik til fordelingsarealer, i arbejdsområderne, og derfor give en bedre udnyttelsesgrad. Udover muligheden for økonomisk gevinst eller øget tilpasningsmulighed,  vil ønsket om at indføre åbne kontorarealer eller aktivitetsbaseret indretning ofte være initieret af et behov for øget samarbejde og videndeling.

Som for de øvrige forhold for fleksibilitet kommer fleksibilitet i workspace med en omkostning. En del åbne kontormiljøer døjer med dårlig akustik, ligesom åbne kontormiljøer reducerer muligheden for individuel tilpasning af f.eks. temperaturen. Nogle medarbejdere vil have vanskeligt ved at holde koncentrationen om nogle typer opgaver i længere tid i et åbent kontor.

Der findes mange bøger om kontorindretning, og anbefalinger til hvordan man bedst indretter et aktivitetsbaseret kontormiljø for at undgå de negative konsekvenser. Flere rådgivervirksomheder har specialiseret sig ikke bare i den fysiske udformning, men også i at samstemme indretningen til virksomhedes specifikke behov og værdier og ikke mindst den forandringsproces som overgang fra cellekontor til åbent kontor og fra kontorlandskab til aktivitetsbaserede arbejdspladser indebærer.

Uanset hvilken form for kontorindretning, der passer bedst til det arbejde, der skal udføres, bør virksomheden også overveje muligheden for at arealerne kan bruges til flere formål i løbet af f.eks. døgnet. Kantinen er et godt eksempel på et areal, der i mange virksomheder kun bruges i få timer midt på dagen. Potentielt kunne arealet bruges i mange flere timer, men det kræver at man har tænkt fleksibiliteten ind, så der f.eks. kan afskærmes til køkkenområder, eller der kan opdeles i mindre (eller større) rum.

En anden form for funktionsmæssig fleksibilitet er ’shared space’, hvor flere grupper af brugere anvender de samme arealer, enten samtidig eller på forskellige tidspunkter af døgnet eller ugen. Et godt eksempel er kommunale skoler, hvor foreninger bruger gymnastiksale og skolekøkkener om aftenen. Idrætshaller er et andet kendt eksempel på ’shared space’, hvor mange grupper af brugere benytter de samme arealer på forskellige tidspunkter og på den måde øger anvendelsesgraden.

Overblik over arealer og anvendelse af dem, er en forudsætning for fleksibilitet i forhold til space management. Når virksomheden ved hvilke arealer, der bliver brugt af hvem, i hvilken grad og i hvilke tidsrum, er det muligt at udpege disponibel plads, hvis der kommer nye aktiviteter eller flere medarbejdere til, ligesom det giver mulighed for at rykke medarbejdergrupper rundt, i takt med at antallet af medarbejdere ændrer sig. I nogle åbne kontormiljøer registrerer sensorer hvilke skriveborde eller mødelokaler, der bliver brugt, hvilket giver et præcist billede af anvendelsesgraden.  Information om anvendelsesgrad kan også indsamles ved hjælp af data fra mødebookingssystemer, wifi-systemer og adgangskortsystemer, eller ved simpel manuel optælling.

Værditræ for Fleksibilitet ved “Space/workplace management”

Interessenter og kommunikation ved “Space/workplace management”

Eksterne interessenter: Leverandører, konsulenter og eventuelle eksterne brugere.

Interne interessenter: Ledere, øvrige støttefunktioner og medarbejdere.

Kommunikation vedr. fleksibilitet i forbindelse med Space/workplace management rettes primært mod virksomhedens ledere og medarbejdere samt eventuelle eksterne brugere.

KPI’er for Fleksibilitet ved Space/workplace management

Tilbage til Værdiguide til FM

Links og referencer

Bygningers fleksibilitet:

Jensen, Per Anker: Håndbog i Facilities Management. DFM-netværk, 2011.

Rob Geraedts, Nils O.E. Olsson and Geir Karsten Hansen (2017): Adaptability. Chapter 10 in: Per Anker Jensen and Theo van der Voordt. (eds.): Facilities Management and Corporate Real Estate Management as Value Drivers: How to Manage and Measure Adding Value. Routledge, Oxfordshire, UK.

https://www.routledge.com/Facilities-Management-and-Corporate-Real-Estate-Management-as-Value-Drivers/Anker-Jensen-van-der-Voordt/p/book/9781138907188

Indretning af kontorarbejdspladser:

Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree: Planning Office Spaces – a practical guide for managers and designers. Laurence King Publisher. 2010.

Juriaan van Meel: Workplaces Today. ICOP and Centre for Facilities Management – Realdania Research, Technical University of Denmark, 2015. http://www.cfm.dtu.dk/

Kloge kvadratmetre:

Gitte Andersen og Christine Antorino: Kloge kvadratmeter – Skjulte ressourcer til bedre læringsmiljøer. Praxis, 2017.

Preben Gramstrup: Aktive Bygninger: Klogere anvendelse af kvadratmeter understøttet af data om brugeraktivitet – Test af forskellige teknologier til indsamling af anvendelses- og aktivitetsdata i kommunale bygninger. Udarbejdet af fm.3.dk for KL, Kommunernes Landsforening, 2020. Rapporten kan downloades via KL’s hjemmeside eller fm.3.dk.

Shared Space:

Rikke Brinkø Berg: Sådan deler vi lokaler. Kap. 5 i:  Per Anker Jensen (red.): CFM forskning gennem 10 år: De vigtigste modeller, metoder og værktøjer. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, og Polyteknisk Forlag, 2018. http://www.cfm.dtu.dk/

Rikke Brinkø: Guide til shared space i kommuner. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, 2016. http://www.cfm.dtu.dk/forskningsprojekter/afsluttede-projekter/sharing-space-in-the-knowledge-city.

Forfatterne

Helle-Lohmann-Rasmussen-Sekretariatet-i-Dansk-Facilities-Management
Viden- og udviklingschef, DFM

Helle Lohmann Rasmussen

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service.

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service. Hun har en Master i Ledelse af Byggeri fra DTU Management fra 2015, og har for nyligt afsluttet et tre-årigt Ph.d. studie ligeledes på DTU Management, ved Center for Facilities Management. Hendes forskning fokuserer på videndeling mellem FM og byggeri og har i den forbindelse skrevet en række både videnskabelige og mere populære artikler. I DFM arbejder Helle blandt andet med udviklingsprojekter, udvalg og netværk.
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park

Lars Birch

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service.

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service. Lars har mere end 30 års erfaring inden for området og har primært været aktiv på porteføljeejer og udlejer siden bla hos Post Nord, Dako og FLS. Endvidere har Lars arbejdet som bygherrerådgiver samt serviceleverandør. Lars har stor erfaring i at arbejde strategisk og taktisk med RE og FM, specielt med henblik på tilpasning af faciliteter og services til den enkelte virksomheds behov.
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM

Per Anker Jensen

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management.

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management. I perioden 2008 til 2019 var han leder af Center for Facilities Management – Realdania Forskning (cfm.dtu.dk). I 2020 blev han professor emeritus ved DTU Management Engineering.

Per er forfatter af et stort antal bøger, videnskabelige papers og faglige artikler, bl.a. i FM Update. Han er forfatter af ”Håndbog i Facilities Management”, der blev udgivet af DFM i første udgave i 2001, og som i 2021 er udgivet i 4. udvidede udgave. Per blev i 2020 æresmedlem af DFM.