Fleksibilitet ved Bygningsporteføljeledelse

Fleksibilitet ved Bygningsporteføljeledelse

En virksomheds portefølje af arealer og bygninger spiller en væsentlig rolle i forhold til fleksibilitet. I dette afsnit af værdiguiden fokuserer vi på fleksibilitet i forhold til eje/leje. Begge dele giver muligheder og begrænsninger i forhold til fleksibilitet. Beslutninger om ejer- eller lejeforhold må derfor vurderes i relation til virksomhedens samlede perspektiver og forretningsmodel.

Det påvirker tilpasningstempoet at eje eller leje, men ofte vil beslutning om eje eller leje handle om hvorvidt virksomheden kan eller vil binde sin likviditet i faciliteter, og hvilket økonomisk råderum man har som virksomhed. Beslutning om eje eller leje påvirker både økonomisk fleksibilitet, arealmæssig fleksibilitet og ofte også funktionsmæssig fleksibilitet.

Nedenfor er listet forhold, der har betydning for fleksibilitet og som bør overvejes ved henholdsvis at eje eller leje.

Eje giver mulighed for:

  • Større indflydelse på ejendommens lokalisering / placering ved ikke at være afhængig af en udlejer.
  • Mulighed for selvstændigt at kunne beslutte indretning tilpasset virksomhedens behov uden at risiko for krav om retablering af ændringer ved fraflytning
  • Løbende mulighed for at optage lån i sin ejendom, til brug for anvendelse og investering i sin kerneproduktion, samt at anvende sin ejendom som sikkerhed.
  • Mulighed for at frigøre kapital ved ’Sale & Lease back’.
  • Mulighed for at udleje eller sælge dele af sine faciliteter.
  • Mulighed for selv at disponere og prioritere over kvalitet og økonomi på vedligehold af ejendommen. Det er f.eks. muligt at udsætte eller fremrykke vedligeholdelsesopgaver.
  • Mulighed for at prioritere et højt niveau af fleksibilitet i bygning og installationer.
  • Mulighed for at udbygge sine faciliteter, hvis bebyggelses procent og øvrige myndighedsforhold tillader det.
  • Stor indflydelse på ejendommens udtryk, æstetik og signalværdi, herunder Corporate Visual Identity (CVI), f.eks. genkendelighed over flere lokationer, ikon-værdi, (dette beskrives også under ’brand’).
  • Selv præge omfang og fokus for bæredygtighed / FNs verdensmål, herunder energioptimering og Corporate Social Responsibility (CSR).

Leje give mulighed for:

At leje sine arealer og bygninger giver mulighed for at opnå en høj grad af fleksibilitet, i særdeleshed i forhold til økonomisk fleksibilitet ved ikke at binde kapital i ejendomme samt i form af arealmæssig fleksibilitet. Graden af fleksibilitet skal indtænkes i forbindelse med lejekontrakten, og løbende revurderes i lejeperioden.

Vi har herunder samlet en række forhold, som bør overvejes. Også her er der oftest sammenhæng mellem grad af fleksibilitet og udgift, hvorfor det skal vurderes i forhold til virksomhedens behov, også hvis de ændrer sig i lejemålets løbetid.

  • Indbyg i din lejekontrakt mulighed for at regulere på størrelsen af dit lejemål. Det kan gøres ved at have option på udvidelses- eller nedskaleringsmuligheder. En option på udvidelse bør angives med det antal m2 eller konkrete arealer eller områder man ønsker at kunne udvide med. En optionsmulighed kan koste yderlige leje, hvorfor denne mulighed oftest indgås for en tidsbegrænset periode i en lejekontrakt.
  • For-lejeret. En for-lejeret kan anvendes på eksempelvis et nabolejemål, hvor man sikrer sig retten til først blive spurgt, inden det lejes ud til en anden lejer.
  • Escape Clause. En lejekontrakt er oftest forbundet med en minimum bindings periode (uopsigelighed) + et opsigelsesvarsel. Der kan på forhånd indarbejdes en løsning med betaling af en bod (konventionalbod), såfremt det bliver ønskeligt at fraflytte lejemålet i bindingsperioden. Boden bør have form af en gradvis aftrapning.
  • Prisniveauet/lejen skal være markedskonform. Der kan forhandles om forskellige former for rabat / indrømmelser. En rabat kan være i form af en trappeleje model med en billigere leje i starten af lejeperioden. Der kan også være en incitamentsmodel, hvor en evt. forlængelse af lejeperioden kan medføre en billigere leje.
  • Ændringer i lejemålet. Det bør aftales hvilke ændringer lejer kan foretage i lejemålet uden udlejers godkendelse. Lejers ændringer kan fra udlejers side medføre et krav om retablering ved fraflytning. Krav om reetablering kan forhandles ned eller helt væk, hvis ændringer har karakter af en forbedring eller en værdiforøgelse af lejemålet.
  • Fremleje og afståelse. Fremlejeret betyder, at lejeren kan overdrage hele eller dele af lejemålet til en anden virksomhed. Lejekontrakten er fortsat mellem lejer og udlejer, og udlejer har ikke nogen direkte aftale med den anden virksomhed. En sådan indrømmelse kan være relevant, såfremt der er behov for at have koncernforbundne selskaber boende sammen i lejemålet, eller der er virksomheder man fra begyndelsen af lejemålet eller senere ønsker at bo sammen med. Fremlejeretten kan være en indrømmelse som giver skalerbarhed men ikke økonomisk frigørelse i henhold til lejekontrakten. Afståelsesret er en indrømmelse, hvor lejekontrakten kan overdrages til en anden virksomhed, som dermed fysisk overtager lejemålet og forpligtelserne i henhold til lejekontrakten. Om dette kan ske på uændrede eller genforhandlede vilkår er vigtigt af afklare, når kontrakten bliver etableret. Afståelsesret er dermed en økonomisk frigørelse men kræver samtidig flytning og etablering af et nyt lejemål, som kan opfylde det arealbehov man har fået.
  • Delopsigelse giver mulighed for at opsige en eller flere dele af lejemålet.

Værditræ for Fleksibilitet ved “Bygningsporteføljeledelse”

Interessenter og kommunikation ved “Bygningsportefølje”

Eksterne interessenter: Jurist, advokat, erhvervsmægler, udlejer.

Interne interessenter: Økonomiafd./CFO, CEO.

Kommunikation vedr. fleksibilitet i forbindelse med portefølje rettes primært mod virksomhedens CFO og CEO.

KPI’er for Fleksibilitet ved Bygningsporteføljeledelse

Tilbage til Værdiguide til FM

Links og referencer

Bygningers fleksibilitet:

Jensen, Per Anker: Håndbog i Facilities Management. DFM-netværk, 2011.

Rob Geraedts, Nils O.E. Olsson and Geir Karsten Hansen (2017): Adaptability. Chapter 10 in: Per Anker Jensen and Theo van der Voordt. (eds.): Facilities Management and Corporate Real Estate Management as Value Drivers: How to Manage and Measure Adding Value. Routledge, Oxfordshire, UK.

https://www.routledge.com/Facilities-Management-and-Corporate-Real-Estate-Management-as-Value-Drivers/Anker-Jensen-van-der-Voordt/p/book/9781138907188

Indretning af kontorarbejdspladser:

Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree: Planning Office Spaces – a practical guide for managers and designers. Laurence King Publisher. 2010.

Juriaan van Meel: Workplaces Today. ICOP and Centre for Facilities Management – Realdania Research, Technical University of Denmark, 2015. http://www.cfm.dtu.dk/

Kloge kvadratmetre:

Gitte Andersen og Christine Antorino: Kloge kvadratmeter – Skjulte ressourcer til bedre læringsmiljøer. Praxis, 2017.

Preben Gramstrup: Aktive Bygninger: Klogere anvendelse af kvadratmeter understøttet af data om brugeraktivitet – Test af forskellige teknologier til indsamling af anvendelses- og aktivitetsdata i kommunale bygninger. Udarbejdet af fm.3.dk for KL, Kommunernes Landsforening, 2020. Rapporten kan downloades via KL’s hjemmeside eller fm.3.dk.

Shared Space:

Rikke Brinkø Berg: Sådan deler vi lokaler. Kap. 5 i:  Per Anker Jensen (red.): CFM forskning gennem 10 år: De vigtigste modeller, metoder og værktøjer. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, og Polyteknisk Forlag, 2018. http://www.cfm.dtu.dk/

Rikke Brinkø: Guide til shared space i kommuner. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, 2016. http://www.cfm.dtu.dk/forskningsprojekter/afsluttede-projekter/sharing-space-in-the-knowledge-city.

Forfatterne

Helle-Lohmann-Rasmussen-Sekretariatet-i-Dansk-Facilities-Management
Viden- og udviklingschef, DFM

Helle Lohmann Rasmussen

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service.

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service. Hun har en Master i Ledelse af Byggeri fra DTU Management fra 2015, og har for nyligt afsluttet et tre-årigt Ph.d. studie ligeledes på DTU Management, ved Center for Facilities Management. Hendes forskning fokuserer på videndeling mellem FM og byggeri og har i den forbindelse skrevet en række både videnskabelige og mere populære artikler. I DFM arbejder Helle blandt andet med udviklingsprojekter, udvalg og netværk.
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park

Lars Birch

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service.

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service. Lars har mere end 30 års erfaring inden for området og har primært været aktiv på porteføljeejer og udlejer siden bla hos Post Nord, Dako og FLS. Endvidere har Lars arbejdet som bygherrerådgiver samt serviceleverandør. Lars har stor erfaring i at arbejde strategisk og taktisk med RE og FM, specielt med henblik på tilpasning af faciliteter og services til den enkelte virksomheds behov.
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM

Per Anker Jensen

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management.

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management. I perioden 2008 til 2019 var han leder af Center for Facilities Management – Realdania Forskning (cfm.dtu.dk). I 2020 blev han professor emeritus ved DTU Management Engineering.

Per er forfatter af et stort antal bøger, videnskabelige papers og faglige artikler, bl.a. i FM Update. Han er forfatter af ”Håndbog i Facilities Management”, der blev udgivet af DFM i første udgave i 2001, og som i 2021 er udgivet i 4. udvidede udgave. Per blev i 2020 æresmedlem af DFM.