Fleksibilitet ved Bygge- og forandringsprojekter

Fleksibilitet ved Bygge- og forandringsprojekter

Virksomhedens udvikling vil utvivlsomt medføre ændrede behov i forhold til de fysiske rammer over tid. Det er i den forbindelse vigtigt, at FM afdelingen har et overblik over de eksisterende arealer, hvordan de udnyttes og hvilken stand de har, for at kunne danne et korrekt beslutningsgrundlag for eventuelle nybygningsprojekter eller forandringsprojekter i den eksisterende bygningsmasse. Selvom det umiddelbart er muligt at tilpasse den eksisterende bygningsmasse til ændrede behov, vil en virksomhed ofte overveje andre aspekter i beslutningsprocessen som f.eks. brandingværdi og geografisk placering.

Der findes forskellige forretningsmodeller for bygge- og forandringsprojekter. En virksomhed kan gennemføre bygge- og forandringsprojekter for efterfølgende at eje og anvende faciliteter, hvilket påvirker graden af fleksibilitet som beskrevet tidligere. Byggeprojekter kan også gennemføres i en model, hvor en anden part opfører og siden ejer bygningen, mens virksomheden er lejer i en fastsat periode, hvilket reducerer graden af indflydelse og ansvar i selve byggeprojektet. Hvis den efterfølgende lejeperiode er lang, kan virksomheden dog opnå stor indflydelse på byggeprojektet.

Den konkrete udformning af et bygge- eller forandringsprojekt har stor betydning for graden af fleksibilitet i driftsperioden. Selvom mange bygninger bliver ombygget endog få år efter ibrugtagning, er der stadig en række forhold, der enten slet ikke kan ændres, eller er besværlige eller dyre at ændre, og derved er fleksibiliteten reduceret. Igen gælder det, at øget fleksibilitet ofte er forbundet med øgede (anlægs-) omkostninger, og det er derfor vigtigt at  sikre, at graden af fleksibilitet for de forskellige typer af fleksibilitet er tilpasset virksomheden. Det giver f.eks. en øget tilpasningsmulighed at sikre, at kontorer nemt kan ændres til laboratorier, men det vil givetvis øge anlægsomkostninger at føre installationer frem til mulig tilkobling, eller på anden måde sikre en nem fremtidig transformation. En mulighed er at arbejde med scenarier for på den måde at afstemme grad af fleksibilitet med det forventede behov (beskrevet i Håndbog i Facilities Management af Per Anker Jensen).

Herunder er oplistet forskellige former for fleksibilitet, der bør overvejes i forbindelse med byggeprojekter. Flere af dem stammer fra – og er nærmere beskrevet i – Håndbog i Facilities Management (Jensen, Per Anker):

  • Tilpasningsevne (Adaptability) – Tilsikrer at både det interne og det eksterne miljø kan formes og omformes tilpasset forskellige brugere, deres skiftende behov, arbejdsprocesser og indretninger.
  • Duelighed (Capability) – Tilvejebringer potentiale for at bygningsdele, installationer og systemer kan indbygges, udskiftes og forandres gennem brugernes anvendelse af bygningen i hele dens levetid.
  • Kontrollerbarhed (Controllability) – Tilvejebringer mulighed for brugerne kan maksimere deres anvendelse og drift af bygningen, dens installationer og faciliteter, samtidig med at konflikter mellem virksomhedens og individuelle brugeres værdier minimeres
  • Zoneopdeling og brandsektionering: Hvis virksomheden får brug for at udleje dele af arealerne, vil det oftest kræve en vis zoneopdeling af de tekniske installationer, herunder mulighed for at aflæse forbrug i bestemte dele. Det kan være en fordel for en virksomheds arealudnyttelse at have store brandsektioner, hvilket kan opnås ved installation af sprinkleranlæg, men i forhold til mulighed for at udleje dele af arealerne bør brandsektioner svare til zoneopdelingen.
  • Ensartede rum: Yderligere kan nævnes, at det kan øge fleksibiliteten at arbejde med rum, der er ens for f.eks. kontorer og mødelokaler, således at de kan ændres uden ombygning, men udelukkende med møblering. På samme måde, at man indretter f.eks. kontorarealer, så alle virksomhedens afdelinger kan bruge arealerne og på den måde flytte internt uden ombygning eller endog flytning af inventar.
  • At bygge overkapacitet: Det er muligt at øge fleksibilitet ved at bygge større end det aktuelle behov, f.eks. med reserveareal samt installationsskakte og tekniske anlæg med overkapacitet. Det medfører  selvsagt øgede (anlæg-)omkostninger og ressourceforbrug eller at noget andet må reduceres.

I næste afsnit (Space/workplace management) kommer vi ind på forskellige typer af indretning af kontorarealer, hvilket bestemt skal overvejes i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. For at reducere gentagelser, er det ikke beskrevet her.

Værditræ for Fleksibilitet ved “Bygge- og forandringsprojekter”

Interessenter og kommunikation ved “Bygge- og forandringsprojekter”

Eksterne interessenter: Myndigheder, rådgivere og udførende, evt. lokalsamfund/naboer.

Interne interessenter: CEO, øvrige støttefunktioner, medarbejdere.

Kommunikation vedr. fleksibilitet i forbindelse med bygge- og forandringsprojekter rettes primært mod virksomhedens CEO og medarbejdere.

KPI’er for Fleksibilitet ved Bygge- og forandringsprojekter

Tilbage til Værdiguide til FM

Links og referencer

Bygningers fleksibilitet:

Jensen, Per Anker: Håndbog i Facilities Management. DFM-netværk, 2011.

Rob Geraedts, Nils O.E. Olsson and Geir Karsten Hansen (2017): Adaptability. Chapter 10 in: Per Anker Jensen and Theo van der Voordt. (eds.): Facilities Management and Corporate Real Estate Management as Value Drivers: How to Manage and Measure Adding Value. Routledge, Oxfordshire, UK.

https://www.routledge.com/Facilities-Management-and-Corporate-Real-Estate-Management-as-Value-Drivers/Anker-Jensen-van-der-Voordt/p/book/9781138907188

Indretning af kontorarbejdspladser:

Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree: Planning Office Spaces – a practical guide for managers and designers. Laurence King Publisher. 2010.

Juriaan van Meel: Workplaces Today. ICOP and Centre for Facilities Management – Realdania Research, Technical University of Denmark, 2015. http://www.cfm.dtu.dk/

Kloge kvadratmetre:

Gitte Andersen og Christine Antorino: Kloge kvadratmeter – Skjulte ressourcer til bedre læringsmiljøer. Praxis, 2017.

Preben Gramstrup: Aktive Bygninger: Klogere anvendelse af kvadratmeter understøttet af data om brugeraktivitet – Test af forskellige teknologier til indsamling af anvendelses- og aktivitetsdata i kommunale bygninger. Udarbejdet af fm.3.dk for KL, Kommunernes Landsforening, 2020. Rapporten kan downloades via KL’s hjemmeside eller fm.3.dk.

Shared Space:

Rikke Brinkø Berg: Sådan deler vi lokaler. Kap. 5 i:  Per Anker Jensen (red.): CFM forskning gennem 10 år: De vigtigste modeller, metoder og værktøjer. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, og Polyteknisk Forlag, 2018. http://www.cfm.dtu.dk/

Rikke Brinkø: Guide til shared space i kommuner. Center for Facilities Management – Realdania Forskning, DTU Management Engineering, 2016. http://www.cfm.dtu.dk/forskningsprojekter/afsluttede-projekter/sharing-space-in-the-knowledge-city.

Forfatterne

Helle-Lohmann-Rasmussen-Sekretariatet-i-Dansk-Facilities-Management
Viden- og udviklingschef, DFM

Helle Lohmann Rasmussen

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service.

Helle Lohmann Rasmussen, Ph.d., viden- og udviklingschef i DFM. Helle er uddannet arkitekt fra Aarhus Arkitektskole i 2003, og har primært arbejdet med projektledelse af ombygning- og renoveringsprojekter og udviklingsprojekter i FM-organisationer, blandt andet DTU Campus Service. Hun har en Master i Ledelse af Byggeri fra DTU Management fra 2015, og har for nyligt afsluttet et tre-årigt Ph.d. studie ligeledes på DTU Management, ved Center for Facilities Management. Hendes forskning fokuserer på videndeling mellem FM og byggeri og har i den forbindelse skrevet en række både videnskabelige og mere populære artikler. I DFM arbejder Helle blandt andet med udviklingsprojekter, udvalg og netværk.
Director of Real Estate & Facilities, DTU Science Park

Lars Birch

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service.

Lars Birch er Director of Real Estate & Facilities Management hos DTU Science Park, hvor han er en del af ledelsen og har ansvaret for udlejning, byggeprojekter, drift og vedligehold samt Shared Service. Lars har mere end 30 års erfaring inden for området og har primært været aktiv på porteføljeejer og udlejer siden bla hos Post Nord, Dako og FLS. Endvidere har Lars arbejdet som bygherrerådgiver samt serviceleverandør. Lars har stor erfaring i at arbejde strategisk og taktisk med RE og FM, specielt med henblik på tilpasning af faciliteter og services til den enkelte virksomheds behov.
Professor emeritus, DTU og æresmedlem i DFM

Per Anker Jensen

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management.

Per Anker Jensen er uddannet som civilingeniør fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU), og han har en PhD fra DTU og en MBA fra CBS. Per har 20 års praktisk erfaring fra Rambøll og DR. I 2005 blev han ansat på DTU som lektor og fra 2009 som professor med speciale i Facilities Management. I perioden 2008 til 2019 var han leder af Center for Facilities Management – Realdania Forskning (cfm.dtu.dk). I 2020 blev han professor emeritus ved DTU Management Engineering.

Per er forfatter af et stort antal bøger, videnskabelige papers og faglige artikler, bl.a. i FM Update. Han er forfatter af ”Håndbog i Facilities Management”, der blev udgivet af DFM i første udgave i 2001, og som i 2021 er udgivet i 4. udvidede udgave. Per blev i 2020 æresmedlem af DFM.